Solutiile de Document Management nu au atins inca, pe piata romaneasca, gradul de penetrare si popularitate pe care il au, de exemplu, aplicatiile de tipul ERP. Cu toate acestea, atat mediul privat, cat si cel public incep sa manifeste un interes sporit fata de acest tip de solutii. Pentru a afla cat de consistent este acest interes, cat de bine este constientizata nevoia de sisteme de management al documentelor la nivelul potentialilor clienti, dar mai ales cand si cum considera acestia necesar sa starteze un proiect de Document Management, am invitat in cadrul unei dezbateri realizate de revista noastra cativa dintre principalii actori care activeaza pe aceasta piata. Au raspuns cu amabilitate solicitarii noastre: Madalina-Manon serbanescu, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage, Claudiu Borsan, Country Sales Manager – ELO Digital Office, Tudor Popa, Technology Sales Consultant – Oracle Romania, Radu Ionescu, Director Vanzari – Docentris, Cristian Apa, Information Management Sales Representative – IBM Romania, Theodor Dumbrava, Business Process Solutions Development Manager – Xerox Romania si Republica Moldova, Viorel Delinschi, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage, si Alin Nita, General Manager – FivePlus Solutions.

GV: Din perspectiva experientei cumulate de dvs. in proiectele realizate, vizavi de solicitarile clientilor, cand apare momentul in care o companie ar trebui sa-si dea seama ca are nevoie de o solutie de Document Management (DM)?

Claudiu Borsan, ELO Digital Office: Eu consider ca acest moment este cel in care se pierde primul document sau prima informatie vitala pentru business-ul acelei companii. Atunci cand un angajat raspunde la o solicitare spunand: „Nu gasesc acel document!” sau in momentul in care, atunci cand ai nevoie de o anumita informatie, aceasta iti este livrata in peste 24 de ore. Daca este vorba de un raport, o statistica sau un proiect, care trebuie pregatit, este de inteles ca e nevoie de timp. Dar atunci cand este vorba de o informatie, care exista in companie, si nevoia de aceasta informatie este stringenta, iar raspunsul intarzie sa apara, atunci este evident ca respectiva companie are nevoie de o solutie de DM.

Radu Ionescu, Docentris: In mod normal, o companie are nevoie de o solutie de DM chiar de la inceputul activitatii ei. Cred ca orice companie, oricat ar fi de mica, indiferent de numarul de angajati, clienti etc., poate avea nevoie de o astfel de solutie. Printre clientii nostri se numara si companii cu un numar redus de angajati, dar care ruleaza un volum mare de documente. Alte situatii: birouri mici sau reprezentante, care au continut de informatii ce trebuie sa poata fi accesat si de catre firmele-mama, aflate, de obicei, in strainatate. Deci, din acest punct de vedere, nu as vedea o limitare la momentul infiintarii firmei sau la dimensiunea companiei. Desigur, pentru firmele mari, mature, o solutie de DM este o prioritate, dar aceasta nu exclude din ecuatie IMM-urile.

Cristian Apa, IBM: As spune ca necesitatea unei solutii de DM este derivata dintr-un cumul de factori. Nu putem vorbi numai de volum sau de cerinte foarte punctuale, sunt mai multi factori care contribuie la conturarea acestei nevoi. Iar daca privim aceasta problema din perspectiva tipului de date care exista in corporatii, indiferent de dimensiunea acestora, conform analistilor de piata, avem intre 80 si 90% dintre informatii sub forma unor documente nestructurate. Statisticile demonstreaza ca, o data la doi ani, volumul de informatie stocata in cadrul unei companii se dubleaza. in aceste conditii, firmele se confrunta cu urmatoarea situatie: dispun de o cantitate uriasa de date – si subliniez date, nu informatii – din care nu sunt capabile sa extraga informatia. Astfel, implementarea unui sistem de DM nu rezolva doar niste aspecte punctuale, ci raspunde unei cerinte fundamentale, respectiv aceea de a livra acea informatie de business in context si in timp. Or, pentru a atinge valoarea maxima, o informatie trebuie livrata intr-un anumit interval de timp, dar acest lucru trebuie facut luand in calcul contextul. Mai mult decat atat, este foarte important ca destinatarul, cel care primeste informatia, sa poata avea incredere in calitatea livrata. Exemplul cel mai la indemana si, cred, cel mai curent: daca caut o factura, iar aceasta lipseste, trebuie sa fiu sigur ca lipsa sa inseamna faptul ca respectivul client nu a platit-o si nu ca factura respectiva nu a putut fi regasita in arhiva. Este un aspect foarte important – in peste 50% din cazuri problema increderii in informatii este pusa la indoiala de catre managerii care trebuie sa ia decizii pe baza acestor informatii livrate. Din acest punct de vedere, exista o necesitate reala, inclusiv pe piata din Romania. Problema pe care, insa, ar trebui sa ne-o punem cu totii este: cat se constientizeaza aceasta necesitate? Trebuie sa facem o distinctie clara intre faptul ca exista o astfel de necesitate si constientizarea ei, si trebuie vazut cat este dispus sa plateasca un client pretul unei solutii informatice capabile sa rezolve problema specifica DM.

Viorel Delinschi, Star Storage: Aici putem interveni noi, dezvoltatorii si furnizorii de astfel de solutii si servicii, pentru a ajuta companiile sa constientizeze nevoia, dar si riscurile la care se supun fara o astfel de solutie. Este nevoie de acest demers, pentru ca, in general, valoarea informatiilor este subevaluata, iar adevarata lor valoare apare in momentul in care, de exemplu, are loc un incident de natura sa prejudicieze integritatea acestora – un dezastru natural, un incendiu etc. Sunt fenomene care pot distruge total majoritatea informatiilor stocate pe suport clasic, pe hartie, iar in astfel de cazuri nefericite, urmarile sunt foarte dure putand ajunge pana la disparitia companiei din piata.

GV: Aceasta nevoie este generata intern sau sub presiunea unor factori externi, cerinte precum audit, reglementari, legislatie etc.?

Tudor Popa, Oracle: Eu cred ca, in primul rand si in marea majoritate a cazurilor, nevoia implementarii unei solutii de DM este generata intern. Desigur, exista partea legislativa, care ajuta in demersul de aliniere la o serie de cerinte, dar eu cred ca nevoia interna este mult mai importanta. Daca stii ca nu ai automatizate anumite procese de activitate, daca se constientizeaza timpul pierdut plimband hartiile sau dosarele, pentru a obtine aprobarea anumitor documente, atunci intr-adevar se intelege valoarea unui astfel de sistem, care iti poate permite sa fii cu un pas inaintea concurentei. Pana la urma, scopul oricarei companii este de a face profit, iar pentru aceasta solutiile sunt fie de a reduce costurile, fie sa cresti viteza de accesare a informatiilor importante, astfel incat sa poti lua o decizie mai repede.

Sectorul public are nevoie de modele de business eficiente.

G.V.: Care este situatia in zona publica, unde nu putem vorbi de profit, ci de alti indicatori?

Alin Nita, FivePlus Solutions: Aici cerintele au inceput sa apara mai mult ca o presiune de aliniere la cerintele Uniunii Europene, cerinte care vizeaza toate institutiile statului. Un exemplu concret este reprezentat de partea de petitii, care pot fi depuse de catre orice cetatean – in acest caz, reglementarile UE prevad un anumit timp de rezolvare pentru fiecare tip de petitie depus. Ori, daca se urmeaza algoritmul clasic – depunerea la ghiseu, trimiterea petitiei prin posta, asteptarea raspunsului etc. -, se pierde foarte mult timp si se iese cu totul din tiparele impuse de UE si din termenul dat de legislatia romaneasca pentru solutionarea unei petitii.

Viorel Delinschi, Star Storage: In zona publica, presiunea este mai mult externa si nu atat din interiorul organizatiei. Insa, cu toate acestea, rata de adoptie este foarte mica in zona publica.

RG: Care sunt motivele: de ordin financiar, este o problema de mentalitate sau o lipsa de competente tehnice a aparatului administrativ?

Radu Ionescu, Docentris: Este, in primul rand, o problema de mentalitate, dar si o lipsa acuta de modele de business eficiente. Iar din acest punct de vedere, se poate observa un decalaj foarte mare fata de mediul privat, care a constientizat mult mai rapid importanta gestionarii eficiente a documentelor si a inteles mult mai bine avantajele in ceea ce priveste viteza de accesare, parametrii de securitate in care se poate realiza aceasta etc. Pe de alta parte, in zona bugetara exista premisele unor bugete consistente, macar prin prisma faptului ca exista modele externe, care jaloneaza valoarea investitiilor ce trebuie facute pentru realizare a unui sistem de DM eficient. Exista o cerinta din partea pietei, care vine din zona mediului privat, in special din zona multinationalelor, care au astfel de sisteme in organizatiile lor. Exista, totodata, si presiunea pe care o exercitam noi, cei care promovam solutiile in piata, prin argumentele de business in favoarea solutiilor DM.

Cristian Apa, IBM: In fiecare organizatie, fie ea privata sau publica, exista proceduri de lucru, fluxuri si implicit birocratie, dar, daca privim aplicatiile de DM doar ca un suport pentru fluxurile de documente, nu cred ca este cea mai buna abordare. Implementarea unui sistem DM are un impact multiplu: schimbarea mentalitatii utilizatorilor, a modului de lucru al acestora, dar, mai ales, reorganizarea fluxurilor de lucru ale unei companii, la un nivel conceptual. Iar din acest punct de vedere, consider ca unul dintre primele lucruri care trebuie facut atunci cand se demareaza discutia cu un client este de a-i propune acestuia o redesenare si o optimizare a fluxului de activitate – nu neaparat a fluxurilor de documente -, inainte de a putea beneficia efectiv de o astfel de solutie. Pentru ca principalul beneficiu al unei solutii de DM este acela de optimizare a activitatii respectivei organizatii. Aspectul acesta este mult mai important si cu un impact mult mai mare decat simpla implementare a unui sistem informatic.

Consultanta, un element-cheie in succesul implementarii

GV: Se intampla in mod curent ca un potential client sa solicite vendorului sau implementatorului o remodalare a proceselor?

Cristian Apa, IBM: Este o problema care depinde foarte mult de noi, cei care formam piata intr-un anumit fel. Este, totodata si o problema a firmelor de consultanta de business, pentru ca anumiti vendori nu au capabilitati pe aceasta zona si atunci trebuie sa apeleze la o companie specializata. insa, cele doua aspecte trebuie sa fie tratate impreuna, pentru a avea garantia unui proiect de succes.
GV: Exista astfel de companii de consultanta in piata, cu competente in acest domeniu?

Alin Nita, FivePlus Solutions: Fiecare companie are propria echipa de consultanti de business, cu o experienta mai mica sau mai mare in acest domeniu, prin care poate sa-si impuna o anumita abordare. Dar, pe de alta parte, exista si proiecte de consultanta „pura”, in care se realizeaza o orientare a clientului catre anumite tipuri de solutii, mai putin catre vendori, implementatori etc. Este un demers firesc pentru ca, din propria mea experienta, unul dintre principalii beneficiari ai solutiilor de DM este top managementul companiei, nu neaparat seful de birou sau end-user-ul solutiei. Iar daca vorbim de top management, vorbim cu precadere de mediul privat, pentru ca in institutiile publice rata de schimbare a conducerii este foarte mare in functie de algoritmul politic al momentului, iar sustinerea unui astfel de proiect necesita o strategie, o decizie in cunostinta de cauza, implicare, timp. Apropo insa de domeniul public, gestiunea documentelor se va impune ca urmare a necesitatii reducerii costurilor, idee vehiculata in mediile politice in ultima perioada. inca mai trebuie actionat la nivelul educatiei manageriale pentru a convinge ca alternativa la „cerberii birocratiei” este gestiunea documentelor care obiectiveaza relatia organizatiei cu publicul, asigura transparenta si eficienta. Astfel, la acelasi volum al activitatii, dar cu un sistem imbunatatit si automatizat, personalul se poate concentra si pe alte activitati.
In opinia mea, acest fapt va accelera intelegerea nevoii de o solutie care sa eficientizeze activitatea in zona managementului informatiei.

Cristian Apa, IBM: As veni cu o precizare aici – implementarile solutiilor de DM difera radical de la o companie la alta, chiar daca acestea au acelasi obiect de activitate. Exista, desigur, asa-numitele colectii de „best practices”, definite pe anumite verticale, dar, in acest caz, cadrul este mult mai larg, decat, sa zicem, in cazul implementarilor de solutii de tip ERP.

Alin Nita, FivePlus Solutions: Sunt diferente generate de faptul ca, in mod uzual, noi, ca vendori, trebuie sa ne adaptam la „obiceiul locului”, respectiv la modul in care, respectiva companie, si-a structurat procesele, in care si-a definit procedurile de lucru, la modul in care lucreaza ei intern. Iar aici un atu important il reprezinta flexibilitatea solutiei.

Madalina-Manon Serbanescu, Star Storage: Nu se poate replica un model de implementare identic la un alt client, pentru ca nu se pot realiza sabloane. Indiferent de tipul de client, anterior unei implementari, este imperios necesara o etapa de analiza a nevoilor clientului si o mapare a acestora pe procesele de business ale clientului. Tocmai de aceea consultanta este un element esential in procesul de implementare a unei solutii de DM.

Theodor Dumbrava, Xerox: Din punctul meu de vedere, partea de „best practices” este mai mult prezenta in etapa de analiza si de consultanta de procese de afaceri. si asta pentru ca orice proces de management de documente exista, intr-o forma mai mult sau mai putin structurata, de la bun inceput, in cadrul unei companii sau institutii si are atasate niste costuri sau un anumit grad de eficienta, care sunt de fapt driverele ce il pot face pe client sa inteleaga ca are o nevoie specifica si il pot determina sa opteze pentru implementarea unei solutii sau pentru externalizarea managementului documentelor. Cand spun „best practices”, ma refer la diferite instrumente, care pot fi utilizate pentru urmarirea unui flux de documente, de exemplu, in toate etapele pe care le parcurge acesta – de la intrarea in companie, pana la stocarea lui – monitorizand „nodurile” pe care le parcurge, timpii petrecuti la diferite niveluri etc., si inregistrand costurile pe care le aduna pe tot acest traseu. Astfel incat la sfarsit, vendorul, prezent initial in calitate de consultant, poate prezenta o situatie reala, beneficiind de parametrii timp-costuri cuantificati, astfel incat potentialul client dispune de date reale in luarea unei decizii.