Document Management & Workflow
DIGITALIZAREA proceselor de lucru și a activităților zilnice
La baza oricărui sistem informatic și a activităților curente stau:
- procesele de lucru, transformate în activități si sarcini
- bunurile, datele și informațiile cu care se operează
- resursele umane care acționează și sunt persoane de decizie în anumite noduri din proces
Rezultatul final trebuie să fie ducerea la îndeplinire a procesului, de la intrare (prin informațiile care intră în proces) până la ieșire (livrabil).
Utilizarea unui sistem electronic pentru document management, fie la nivel departamental, fie la nivelul întregii organizații, poate aduce beneficii extraordinare, atât pentru cei care lucreaza zi de zi cu informațiile cât și pentru management.
Pentru companiile care furnizează servicii si produse către clienți și parteneri, vor să răspundă rapid nevoilor acestora, este important ca lucrul cu documentele si informațiile să fie rapid, predictibil și sigur.
În acest fel se îmbunătățește considerabil eficiența activității, se reduc costurile de manipulare a informației, se realizează o trasabilitate corecta a documentelor, se obține o structurare mai bună a informației. Oferă managementului un control mai bun al proceselor.
Prin aceste soluții se conectează oamenii cu resursele organizației și procesele de lucru pentru a crea o legatură strânsă în companie.
Soluțiile de workflow aduc o completare firească a sistemelor de document management și content management, furnizând corect și rapid informația ce trebuie procesată, persoanelor care au nevoie de ea, fie la un nivel de departament, fie extins la nivelul intregii organizații.
Procesul de circulație a documentelor în cadrul organizației se face transparent pentru utilizatori, poate fi urmărită cu ușurință trasabilitatea documentului și stadiul în care acesta se afla (aprobat, în lucru la o anumită persoană, respins etc.).
Avantajele unui sistem de document management
Introducerea unui sistem de document management, în orice organizație, oferă:
- un control mai bun asupra proceselor interne și al informațiilor
- consolidarea informațiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne și de business
- o modalitate eficientă de transfer intern de informație, cunostințe, idei
- îmbunatățirea colaborării pe proiecte, a schimbului de documente
- regăsirea rapidă a informațiilor
- reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitări interne (referate, cereri etc.)
- reducerea costurilor administrative
- automatizarea anumitor activități în scopul reducerii timpului alocat acestora
- posibilitatea de arhivare electronică a informației
Soluțiile și serviciile sunt cuprinzătoare și acoperă practic orice tip de implementare, plecând de la soluții utile în cadrul unui department la solutii care acoperă întreaga organizație, indiferent de mărimea sau distribuția geografică a acesteia. Soluțiile de document management și content management pot fi implementate de sine stătător sau pot fi integrate cu alte aplicatii de business.
Specialiștii FivePlus au fost implicați în implementarea de soluții complexe în sectoare de activitate care includ bănci și societăți de asigurari, administrație publică și organizații (ne)guvernamentale, producție, comerț, utilități și multe altele.
Sunt implementări cu număr mic de utilizatori, companii mari, distribuite geografic.
Soluțiile de document management proiectate sunt scalabile, putând fi adaugate ulterior funcționalități noi.
Aceste soluții sunt implementate pe platforme software scalabile, care se pot folosi și dupa ce compania s-a dezvoltat și apare necesitatea suplimentării resurselor hardware.
În funcție de necesitățile specifice fiecarui proiect, dezvoltarea soluțiilor document management se face folosind atât platforme software unde avem parteneriate puternice HCL, IBM, ELO, MaySoft, IoNET, GBS, cu acces din client sau browser web, cât și alte platforme software bazate pe tehnologii Java.
FivePlus Solutions este partener special HCL (HCL Business Partner), specializat în implementarea de soluții pentru document management, aplicații colaborative, mesagerie electronica, cu competențe în platforma Lotus Domino, dar și în dezvoltarea de website-uri web, optimizare site pentru google (SEO), promovare online. Soluția proprie DocPlus (www.docplus.ro) este o opțiune pentru un management complet al afacerii.
Orientarea echipei către digitalizare, a condus la includerea în portofoliu și în competențe, servicii și tehnologii complementare, fie direct, fie prin parteneriate strategice:
- analiza și optimizarea proceselor (cu accent pe Lean Six Sigma) pentru a avea o mapare corectă a activității, eliminare a risipei și pregatirea acestora pentru automatizare digitală
- securizarea infrastructurii, inclusiv auditarea acesteia pentru a preveni vulnerabilități și riscuri
- dezvoltarea de funcționalități în diferite limbaje de programare potrivite și adaptate proiectului
- implementarea de roboți software pentru activitățile repetitive (folosind tehnologia RPA)
- suport tehnic pentru întreținerea sistemului și a soluțiilor implementate
