Soluții pentru IMM/dedicate
Unul dintre obiectivele principale stabilite de FivePlus, se referă la dezvoltarea de soluții informatice care să răspundă nevoilor unor organizații de a eficientiza activitățile. Este organizația ta!
Soluție de digitalizare
Soluțiile de management al informațiilor și al documentelor sprijină procedurile de lucru și oferă organizațiilor posibilitatea de a lucra și a obține o situație consolidată și ierarhizată a informațiilor, o monitorizare a proceselor interne și o bază de stocare centralizată pentru a gestiona valorile informaționale critice.
Zi de zi ne confruntăm cu activităţi în care se regăseşte comunicarea internă și cu partenerii, colaborarea pe diferite proiecte și sarcini de lucru, coordonarea activităților pentru luarea unor decizii rapide și pe bază de informații.
Prin soluțiile de digitalizare propuse de FivePlus, precum DocPlus, ai acces la opţiuni inovatoare care integrează procesele de business, angajaţii şi tehnologia pentru crearea unei valori reale de business.
Beneficiile obținute prin aceste soluții constau în reducerea la minimum a timpului de regăsire a informațiilor dispersate obținându-se o viziune integrată asupra datelor companiei și comunicarea rapidă cu personalul. Practic, se creează un mediu de lucru bazat pe performanță.
Funcționalități de bază ale soluției pentru IMM-uri
Pe baza experienței și a cerințelor pieței, FivePlus se implică în proiectarea și dezvoltarea de soluții care să acopere o serie de funcționalități esențiale:
- distribuția și controlul sarcinilor transmise;
- organizarea și planificarea activităților personale și la nivel de grup de lucru;
- crearea unui mediu informatic pentru organizarea informațiilor provenite din activitățile interne;
- gestiunea documentelor specifice organizării activității – documente standardizate, proceduri, reguli, instrucțiuni de lucru, decizii în vederea regăsirii cât mai eficiente a informațiilor;
- evidența documentelor specifice activității interne – Fișe de post, Rapoarte de audit, Fișe de neconformități;
- controlul documentelor interne, administrative, asigurând inclusiv circulația acestora pentru aprobare – referate, cereri;
- gestiunea informațiilor legate de parteneri, clienți sau cele provenite din relația cu aceștia – cereri de ofertă, documente interne, oferte, adrese, alte documente specifice colaborării cu aceștia;
- evidența contractelor și a sumelor previzionate a se încasa/plăți, având un control eficient al acestora;
- evidența unor documente / informații sau a unor baze de discuții disponibile unor grupuri de lucru restrânse;
- evidența personalului, a unor detalii care pot ajuta departamentul de resurse umane să fie mai aproape de personal;
- acces la informații (mail, documente interne) din diferite locații, prin Internet, în condiții de securitate maximă;
- arhivarea electronică a datelor.
Alte exemple de valorificare a unor informații structurate:
- Gestiunea centralizată, internă, a declaraţiilor de avere;
- CV-uri ale unor persoane pe care instituția doreşte să le aibă în vedere pentru ocuparea diferitelor posturi;
- Gestiunea proiectelor din fonduri atrase de la UE/achiziţii publice/SEAP;
- Centralizarea unitară a unor documente normative care trebuiesc consultate de diferite departamente sau grupuri de lucru:
- Juridice;
- standarde/proceduri specifice;
- legislaţia UE in domeniu;
- reglementări interne: ROI, ROF, SSM, Situaţii de Urgenţă;
- achiziţii publice;
- rapoarte ale corpului de control.
- Ordine și dispoziții emise de instituție;
- Comunicate de presă;
- Ţinerea sub control a campaniilor de presă: vaccinări, atenţionări;
- Litigii în care este implicată organizația, se pot adăuga funcţionalităţi inclusiv pentru urmărirea dosarelor la instanţe şi modul de soluţionare a acestora.
Implementare prin diverse aplicații în IMM-uri și instituții publice
Câteva exemple de aplicații pentru organizații publice, cu rol în standardizarea și automatizarea cât mai multor procese interne şi a deține un control ridicat al activităţilor desfăşurate:
Evidenţa centralizată a persoanelor de contact, a instituţiilor, beneficiarilor sau furnizorilor instituţiei.
Crearea unor librării pentru documente, informaţii necesare în activitatea de zi cu zi pentru diferite departamente.
Înregistrarea documentelor în mod structurat, clasificarea acestora – adrese, cereri, note informative, sesizări, oferte etc., alocarea unui număr de înregistrare unic pe organizaţie, adăugarea de documente în format electronic (fişiere, imagini scanate).
Includerea pe un circuit de aprobare a documentelor interne (cereri, referate, note, cereri achiziţie, cereri concediu, referate de deplasare, adeverinţe de salariu, etc), având acces la diferite rapoarte specifice.
Gestiunea proiectelor, a tuturor documentelor specifice acestora, centralizarea acţiunilor specifice unui contribuabil, valorificarea cunoştinţelor acumulate.
Controlul sarcinilor repartizate către persoane din organizaţie şi urmărirea îndeplinirii acestora (comitet director, consiliu de administraţie etc.).
Evidenţa contractelor instituţie cu furnizorii într-un tablou de bord managerial;
Transmiterea şi preluarea centralizată a sesizărilor de orice tip (IT, administrative, activităţi punctuale specifice), repartizarea şi urmărirea acestora în cadrul organizaţiei.
Alte aplicaţii specifice activităţii.
Consultați site-ul docplus.ro pentru a obține mai multe detalii legate de aplicații!
Te putem ajuta!
Contactează-ne acum iar specialiștii noștri te vor ajuta să îți eficientizezi procesele interne pentru a crește productivitatea afacerii tale!
