Registratura electronică
Majoritatea informațiilor dintr-o companie / instituție se regăsesc în documente nestructurate, provenite din mai multe surse. Adesea, aceste documente sunt greu accesibile ulterior – angajații pierd ore întregi pentru a găsi documentele de care au nevoie. Registratura electronică reprezintă soluția digitală adusă procesului de înregistrare și gestionare a documentelor care se realizează în mod tradițional, pe caiete tipizate.
Această soluție facilitează atât înregistrarea electronică a documentelor într-o formă structurată pe dosare, dar și trasabilitatea documentelor și regăsirea ușoară a informației necesare.
Cine poate folosi o registratură electronică
Potențialii beneficiari ai unei soluții de registratură electronică pot fi numeroși:
- Instituții publice;
- Instituții de învățământ, de sănătate:
- Direcții publice subordonate instituțiilor: asistență socială, regii autonome, administrarea domeniului public, utilități, transport
- Companii private din producție, servicii, comerț;
- Societăți din sectorul financiar bancar sau asigurări;
- Sectorul medical, farmaceutic;
- Transport și turism.
Beneficiile utilizării soluției Registratura electronică dezvoltată de FivePlus
Utilizarea soluției noastre te va ajuta să își eficientizezi și dezvolți afacerea. Iată câteva dintre beneficiile pe care ți le oferă Registratura electronică:
- Toate intrările și ieșirile sunt evidențiate în registre unice;
- Înregistrarea rapidă a documentelor;
- Poți înregistra intrări care provin din diverse medii (email, fizic în punctele de intrare), atât în format fizic cât și electronic
- Poți capta și atașa în sistem documente fizice, scanate;
- Prin alocarea unui număr unic de înregistrare poți urmări documentele în orice moment. Regăsirea unor documente și căutarea de informații este importantă;
- Adăugarea de informații adiționale unei înregistrări și clasificarea rapidă a documentelor;
- Posibilitatea tipăririi și exportării documentelor;
- Facilități multiple de adăugare și de identificare a documentelor;
- Avertizare în timp real atunci când se apropie termenul de soluționare al unui document sau când expiră;
- Reduce riscul erorii umane în lucrul cu documentele;
- Notificarea persoanelor interesate atunci când se repartizează documente;
- O mai bună acuratețe a datelor;
- Conduce la o eficiență crescută a personalului;
- Acces rapid la informații;
- Integrare cu site-ul web al beneficiarului – cu posibilitatea inregistrării formularelor completate online;
- Acces la date din interiorul și din exteriorul organizației,
Registratură electronică – principalele caracteristici
Scopul principal al aplicației este înregistrarea documentelor care intră sau ies din organizație ori cele interne, care trebuie să primească un număr de înregistrare și să fie urmărite intern.
Îți permite să creezi registru general, dar și registre secundare pentru o mai bună organizare a documentelor. Poți configura și personaliza alocarea de numere de înregistrare. Astfel, ai opțiunea ca documentele să primească automat numere alocate secvențial dintr-un registru (cu prefix, numări, sufic, ex. FPS-1720-DG), cu posibilitate de continuitate numere pe anii următori sau resetarea contorului.
Aplicația prezintă o zonă de administrare, în care persoane desemnate au acces la o secțiune specială de configurare a unor parametri de funcționare ai aplicației. Administratorul poate aloca drepturi de acces și alege utilizatorii care pot să vizualizeze datele introduse în sistem sau să adauge înregistrări noi. Autentificarea în aplicație se face pe baza de user name si parolă.
Accesarea aplicației se face folosind un browser de internet.
Aplicația gestionează un nomenclator de emitenți și destinatari. Poți identifica rapid, prin filtrare, documentele atribuite unei persoane / companii.
Cu aplicația Registratură electronică dezvoltată de FivePlus poți atașa fișiere electronice de tipul PDF, Word, Excel, imagini, emailuri pentru a face mai ușor distribuția acestora către cei responsabili / interesați.
La fiecare înregistrare poți completa mai multe metadate pentru a structura informațiile documentelor înregistrate și a clasifica documentele. Poți conexa unele înregistrări cu altele adăugate anterior sau la care se face referință.
Ai opțiunea de a tipări sau exporta înregistrările gestionate în registre.
Poți obține rapoarte care oferă rapid informații structurate privind starea în care se află documentele, cele care au termenul de rezolvare depășit, după emitent / destinatar, dată, documentele care se regăsesc în lucru la un anumit utilizator etc.
Pe baza filtrelor poți obține detalii / rapoarte personalizate care întrunesc criterii solicitate. Pot fi luate în considerare criterii ce țin de datele de înregistrare, număr înregistrare, subiect, starea în care se află un document, responsabilul sau departamentul din cadrul instituției, detalii legat de proveniența, de clasificarea documentului în funcție de modul intern de organizare, categorie, mod de circulație samd.
Sistemul are disponibile acțiuni ce țin de fluxul de lucru în organizație: informare, distribuire, tipărire borderou, adăugarea de fișiere și documente adiționale la dosarul curent, adăugarea de comentarii etc.
În secțiunea de istoric utilizatorii pot regăsi toate acțiunile efectuate asupra documentului prezent, împreună cu data și autorul modificărilor.
Imagini din aplicație
The specified slider id does not exist.
E timpul să treci la registratura electronică
O soluție de registratură electronică te va ajuta să lucrezi mult mai rapid cu documentele interne, eliminând complet riscul pierderii lor.
Contactează-ne acum și îți vom oferi soluția de care ai nevoie pentru a-ți eficientiza afacerea.
