Adrian Bucura, Sef Serviciu Informatica, Primaria Sibiu, spune ca este absolut posibila pentru cea mai mare parte a fluxurilor de lucru, adaugand: „Cred ca in aceasta implementare totul tine de simtul organizatoric al celor care fac definirea. Administratia publica functioneaza de sute de ani intr-o forma sau alta. Fluxuri de lucru exista, dar nu sunt statutate ca atare. Probleme identice se rezolva similar in orice primarie sau Consiliu Judetean. Nu vad nici o greutate in a defini 70% din fluxurile de lucru dintr-o primarie. Noi nu am realizat definirea fluxurilor de lucru, dar nici munca de informatizare a primariei nu s-a terminat”.
Gabriela Vlad, Sef Serviciul Informatic, Primaria Municipiului Brasov, precizeaza ca trebuie discutat, in primul rand, despre instituirea unor fluxuri de lucru bine definite si apoi despre pre-definirea/automatizarea acestora. „Vorbind despre fluxurile de lucru ca fiind procese si proceduri, nicio institutie nu seamana cu alta, chiar daca obiectul de activitate este acelasi. Un rol important il are cultura organizationala, care se refera la tot ceea ce inseamna standarde colective de gandire, atitudini, valori, convingeri, norme si procese care exista intr-o organizatie”, spune Gabriela Vlad.
Nici in primaria Zalau nu s-a realizat definirea fluxurilor de lucru. „Desi inca din anul 2004 s-a discutat despre o aplicatie de management de proces, care sa gestioneze toate fluxurile de lucru din primarie, ideea a murit din fasa. Anul acesta, s-a revenit la aceasta idee, dar cu criza…”, spune Violeta Conde, sef Biroul Tehnologia Informatiei, Primaria Municipiului Zalau.
Silvia Baciu, Sef Birou Informatica, Primaria Municipiului Alba Iulia, ne-a spus ca de anul acesta in primarie se implementeaza un proiect ce cuprinde o componenta de management de documente si workflow.
„În sistemul de Document management pe care il folosim la ora actuala nu am implementat un sistem de fluxuri de lucru predefinite. Toti utilizatorii care fac circulatie de documente au fost instruiti si cunosc traseele pe care trebuie sa le urmeze fiecare tip de document standard. Atunci cand o autoritate (primar, viceprimar) doreste ca un document sa aiba un alt parcurs sau un anume parcurs, programul poate face acest lucru cu usurinta. Experienta de pana acum ne spune ca o combinatie dintre fluxuri de lucru predefinite (doar pentru documente standard) si posibilitatea de a transmite aleator orice document ar putea fi cheia succesului”, crede Adrian Bucura.
Alin Nita, director general FivePlus Solutions, mentioneaza ca fluxurile de lucru se pot defini destul de clar in cadrul organigramei si a structurilor componente: „Daca se lucreaza fara suportul unor solutii informatice, fluxurile de lucru pot fi alterate din eroare umana sau din dispozitii ad-hoc, deci definirea fluxului este lovita de aleatorismul punerii in practica. În acest caz, pre-definirea fluxurilor de lucru este posibila, dar nu e fezabila. Daca se lucreaza electronic, cu solutii informatice care pot gestiona fluxul de lucru, initial configurat/implementat in structura respectiva, consideram posibila, utila si fezabila pre-definirea fluxurilor de lucru”.
Din experienta companiei Integrisoft, fluxurile pot fi pre-definite in proportie foarte mare la nivel de institutie (>80%). „Daca e vorba de pre-definirea fluxurilor de lucru pentru toata administratia publica, nu cred ca ar fi foarte fezabil (in primul rand, nu corespunde organigrama), iar daca ar putea fi identificat un flux cat de cat comun, procentul in care s-ar adeveri fluxul fara modificari ar fi totusi mic, sub 50%”, precizeaza Florian Simionescu, manager Integrisoft.
Bogdan Rusu, Presales Specialist SAP Romania, aminteste faptul ca in ziua de azi sectorul public intampina o varietate de provocari, incluzand aici nevoia eficientizarii organizatiei, minimizarea riscurilor, punerea in aplicare a legislatiei si reducerea complexitatii proceselor interne (debirocratizarii).
„În cele mai multe institutii din administratia publica fluxurile de aprobare, spre exemplu, nu sunt atat de bine gestionate si reprezinta aria principala unde pot fi implementate imbunatatiri si eficientizari ale activitatilor. Conceptul de Business Process Management (BPM) se refera la automatizarea activitatilor manuale si a fluxurilor interne de lucru. BPM in sectorul public se transpune in mai multe forme si poate include fluxurile interne specifice administratiei publice, relatia cu cetatenii, dezvoltarea economica, managementul cazurilor centrate pentru situatii de urgenta, suportul necesar pentru asigurarea conformitatii cu legislatia locala si internationala”, subliniaza Bogdan Rusu.
Definirea fluxurilor de lucru – un proces complicat?
Definirea fluxurilor de lucru pentru administratia publica nu se realizeaza greu, daca se abordeaza corect si organizat.
„Din nou, apelez la conceptul de cultura organizationala si la standardele de calitate implementate in institutie. Primul pas este definirea necesitatii, a nevoii de standardizare si procedurare. Apoi este important sa fie alocata resursa umana specializata care sa efectueze etapa de analiza. Se definesc activitatile pentru realizarea carora se impune implementarea unor fluxuri de lucru, se stabilesc sarcinile incluse in cadrul fluxului, a aplicatiilor si apoi se aloca documentele in cadrul sistemelor/subsistemelor informatice”, explica Gabriela Vlad.
Managerul Integrisoft crede ca fluxurile de lucru sunt destul de greu de definit: „Institutiile nu stiu nici ele foarte exact circuitul, de cele mai multe ori. Nu exista o analiza (interna sau externa) pentru a standardiza si optimiza fluxurile, cineva care sa aiba o viziune de ansamblu, pe care sa o puna in practica si sa o urmareasca. Cred ca ar trebui sa se studieze fluxurile reale, dupa definirea si practicarea acestora timp de cateva luni, si luarea unor masuri de optimizare pe baza buclei de feedback, in anumite puncte cheie”.
Alin Nita crede ca greutatea in definirea fluxurilor de lucru consta in determinarea cu care conducatorul institutiei si managerii subordonati cred in utilitatea comunicarii reale si realiste in cadrul organizatiei. „Daca acesti manageri/conducatori sunt determinati, ei vor sprijini prin decizii si resurse umane definirea fluxurilor de lucru si, apoi, respectarea lor. Utilizarea aplicatiilor in care fluxurile de lucru au fost deja implementate reduce riscurile ca fluxurile sa nu fie respectate, respectiv sa se ajunga la disfunctionalitati in structurile respective”, precizeaza Alin Nita.
Cum pot fi evitate erorile/intarzierile?
Un prim criteriu, definitoriu din punctul de vedere al lui Adrian Bucura, este calitatea oamenilor: „Indiferent insa de aceasta, personalul trebuie instruit de cel putin doua ori pe an si responsabilizat atat de importanta muncii pe care o desfasoara, cat si de consecintele care pot aparea din intarzierea unui raspuns”.
În general, erorile pot fi procedurale sau umane. Acestea pot fi evitate prin definirea corespunzatoare a etapei de analiza si asumarea raspunderii de catre fiecare utilizator al fluxului respectiv in rezolvarea sarcinii (inregistrare, avizare sau control) in termenii stabiliti prin procedura. Un flux predefinit elimina posibilitatea alocarii unei sarcini sau document pentru rezolvare sau avizare catre o persoana fara competente in acest sens.
„Mai pot aparea probleme legate de fluxurile de lucru din cauza disponibilizarilor din administratia publica. Implementarea electronica a fluxurilor si utilizarea aplicatiilor adecvate (in care se pot reconfigura fluxurile) este o solutie necesara in acest caz”, crede Alin Nita.
Principalul avantaj al folosirii fluxurilor de lucru consta in cresterea eficientei la nivelul intregii institutii datorita standardizarii proceselor, lucru care permite un control mai bun al executiei si, prin urmare, un grad mai mare al calitatii serviciilor oferite. Al doilea avantaj se refera la flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile in continua schimbare ale institutiei. Nu in ultimul rand, utilizarea fluxurilor de lucru automatizate permite rafinarea si simplificarea proceselor prin analiza istoricului de executie a fluxurilor si eliminarea etapelor care nu sunt necesare.
Varianta pe site-ul Market Watch
[720 Kb]
