Managementul activităților / help-desk intern
Documentele interne, precum referate de achiziție, cereri de concediu sau alte documente care necesită multiple aprobări, sunt de multe ori uitate sau pierdute – din diverse motive. Astfel, o instituție/companie poate ajunge în situația în care un angajat nu și-a putut îndeplini atribuțiile pentru că un produs nu a fost achiziționat la timp.
Flux automat de gestiune și urmărire al documentelor
Prin intermediul aplicației dezvoltate de FivePlus, angajații tăi cu acces la sistem pot să inițieze tickete tip cereri help-desk, cereri de concediu, referate, alte tipuri de documente care vor fi supuse unui flux de rezolvare.
Orice utilizator declarat în aplicație poate crea un ticket în aplicația de help-desk. În momentul creării unui nou ticket, ei vor trebui să completeze o serie de informații specifice:
- Departamentul căruia i se adresează cererea;
- Data propusă de rezolvare;
- Sarcina dintr-o listă de sarcini asociate departamentului;
- Observații;
- Fișiere atașate în anumite limite prestabilite.
Utilizatorii pot alege dintr-o serie de acțiuni care țin de fluxul cererilor:
- Trimitere – în funcție de departamentul selectat în cerere se selectează urmatorul aprobator din lista de utilizatori asociați acestuia;
- Preluare;
- Modificarea stării ticketului (Rezolvare, Întoarcere la Inițiator, Anulare).
Fiecare acțiune asupra unui ticket va genera o notificare automată care va ajunge către persoanele implicate / responsabile de rezolvarea acestuia (ex. către aprobatori și către șeful de departament pentru ticketele nou deschise care nu au fost preluate sau care au depășit data estimată de rezolvare).
Aplicația le permite utilizatorilor să genereze o serie rapoarte exhaustive, care să le ofere o viziune de ansamblu asupra stadiului în care se află toate ticket-urile introduse în sistem. Rapoartele pot fi sortate în funcție de: inițiator, stadiu, departament, dată, etc.
Clase de utilizatori
În cadrul aplicației există mai multe clase de utilizatori:
Utilizatorii tip Șef Departament – vor putea vizualiza cereri inițiate sau rezolvate de utilizatorii din departamentul propriu și vor putea repartiza un ticket către alt utilizator;
Utilizatorii tip Supervisor – văd toate ticketele și pot repartiza un ticket către un alt utilizator;
Utilizatorul tip Administrator – administrează partea de configurare a aplicației.
Acestia au la dispoziție o interfață prin intermediul căreia, pot asigura gestiunea listelor standardizate, a utilizatorilor și a departamentelor.
Orice utilizator declarat în sistem are dreptul de a introduce un ticket help-desk.
Interfața aplicației are urmatoarea formă:
- Meniul de navigare, trei sectiuni distincte:
- Secțiunea de rapoarte
- Secțiunea de acțiuni
- Secțiunea de administrare
- Panoul de vizualizarea a datelor conform raportului selectat cu acțiunile specifice disponibile.
Aplicația folosește un server de aplicații Java (Tomcat) și constă dintr-o bază de date MySql și o aplicație Java cu interfață tip browser.
E timpul să gestionezi mai eficient documentele interne
Automatizarea proceselor și managementul activității este o preocupare continuă pentru organizațiile care doresc un plus de eficiență. Ținerea sub control a unor astfel de procese se poate realiza ușor folosind soluțiile dezvoltate de către FivePlus.
Contactează-ne acum și bucură-te de toate avantajele pe care ți le aduce automatizarea proceselor interne!
