Gestiunea eficienta a documentelor ramane in stand-by

Potrivit analizelor efectuate de catre companiile de cercetare, o data la 3,5 ani volumul documentelor pe suport de hartie dintr-o organizatie se dubleaza, iar 80% din angajati consuma in medie 30 minute pe zi cautand informatii, in timp ce 60% consuma o ora sau mai mult recreand documente care exista deja. In aceste conditii, o solutie pentru eficientizarea activitatii este, fara indoiala, adoptarea unor solutii pentru gestiunea electronica a documentelor, care poate genera o imbunatatire a muncii cu circa 50%. Cu toate acestea, potrivit specialistilor care activeaza pe piata romaneasca de document management, domeniul nu va inregistra cresteri spectaculoase in perioada urmatoare.

Xerox este una dintre companiile care, de-a lungul celor peste 50 de ani de existenta, s-a remarcat ca unul dintre liderii mondiali In ceea ce priveste tehnologia dedicata crearii si gestionarii documentelor. „Practic, suntem „the document company” pentru ca oferim servicii specializate pentru orice proces care implica lucrul cu documentele”, a declarat pentru e-Finance Razvan Botezatu, XGS Manager Xerox Romania si Republica Moldova.

„Printre cele mai recente servicii lansate de Xerox In Romania se numara solutiile de procesare electronica a documentelor, extrem de utile unui numar mare de companii, In special celor care lucreaza cu un numar mare de clienti. Aceste servicii de scanare si arhivare sunt, din nou, o solutie cu care Xerox vine In Intampinarea nevoii clientilor sai de a-si optimiza costurile si timpul de lucru, reducand, In acelasi timp, ratele de eroare umana care apar la procesarea manuala a documentelor”, a mai precizat reprezentantul Xerox.

Aceste servicii permit companiilor sa extraga electronic informatii relevante din documentele pe suport hartie – de la cereri si formulare tipizate pana la documente nestructurate precum CV-uri, norme, notificari sau corespondente diverse, sa le integreze si sa le administreze In cadrul diferitelor procese de business. Potrivit datelor furnizate de companie, Xerox Corporation a fost inclusa de catre Gartner Inc., una dintre cele mai renumite companii americane de consultanta si cercetare In domeniul IT, In sectorul liderilor pietei mondiale deManaged Print Services – MPS (Servicii externalizate de management al documentelor si flotei de echipamente), pentru al doilea an consecutiv.

Compania SIVECO Romania pune la dispozitia clientilor solutia de document management SIVADOC, care functioneaza atat pe sistemul de operare Microsoft Windows, cat si In mediul Linux/Unix si pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server, IBM DB2 sau PostGreSQL).

De asemenea, aceasta asigura integrarea cu aplicatiile Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) si integrarea In mediul de lucru Microsoft Windows. „SIVADOC permite centralizarea si punerea la dispozitia Intregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora In sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini)”, a declarat pentru revistae-Finance Ionut Arsene, Project Manager SIVADOC in cadrul SIVECO Romania.

Totodata, solutia document management a SIVECO Romania ofera pentru documentele in format tiparit mecanisme de integrare cu sisteme de scanare si extragere a informatiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intra in format electronic se utilizeaza mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronica, de management al mesajelor fax, precum si facilitati de Incarcare automata a documentelor salvate in anumite directoare.

Inovatii de bun augur

Una dintre suitele document management nou lansate pe piata romaneasca, in toamna anului 2008, este cea a companiei FivePlus Solutions. „Dupa doi ani de investitii, impreuna cu specialisti care au o experienta de peste 10 ani in domeniu si implementari de succes pe piata romaneasca, am creat solutia DocPlus, o suita de aplicatii care trateaza managementul documentelor, al informatiilor si automatizarii proceselor. Este o solutie bazata pe o tehnologie de renume in „lucrul colaborativ”, IBM Lotus si se adreseaza in primul rand sectorului IMM”, a declarat pentru e-Finance, Alin Nita, General Manager FivePlus Solutions.

„Profesionalismul si experienta ne-a condus sa implementam solutia DocPlus in companii multinationale, sa o extindem cu noi functii pentru a se adresa sectorului public, sa acoperim noi piete”, a mai precizat Alin Nita.

Potrivit acestuia, „capabilitatile solutiei DocPlus se refera la gestiunea persoanelor de contact, a activitatilor, managementul proiectelor, al contractelor, managementul calitatii, dosarul de personal, urmarirea sarcinilor si acoperirea altor activitati specifice”.

Pana in prezent, compania a vandut cateva zeci de licente pentru aceasta solutie, iar clientii sunt companii private, orientate spre productie sau servicii, companii multinationale, agentii si organizatii (ne)guvernamentale.

Solutiile de document management reprezinta directia principala de business a FivePlus, cu o pondere de peste 70% in portofoliu. Restul activitatilor sunt grupate in abordarea solutiilor pentru invatamant la distanta – eLearning, dezvoltarea de aplicatii web, optimizarea website-urilor din perspectiva SEO.

Solutii pentru toate tipurile de business

Un alt jucator pe piata aplicatiilor document management este compania Data Management Solutions, care pune la dispozitia clientilor trei astfel de produse: LibertyNet, LibertyNet Office si EDMS.

„Practic, toate cele trei solutii au la baza caracteristicile platformei LibertyNET. LibertyNET Office este o solutie de tip entry level care permite un numar limitat de utilizatori locali si/sau web. Solutiile de tip eDMS sunt solutii dedicate anumitor sectoare de activitate (transport, medical, bancar etc.) construite pe platforma LibertyNET. Platforma este dedicata managementului electronic al documentelor si are toate functionalitatile de baza ale unui astfel de soft precum”, a declarat pentru e-Finance Valentin Griparis, directorul Data Management Solutions.

Potrivit acestuia, printre functionalitatile de baza ale platformei se numara introducerea documentelor de orice tip si de pe orice format, posibilitatea indexarii automate a acestora, regasirea rapida a documentelor, introducerea pe fluxuri prestabilite sau ad-hoc, clasificarea automata a documentelor si interconectarea cu alte aplicatii informatice ale beneficiarului (SAP, ERP etc.).

Pe plan mondial, numarul de clienti ai companiei care folosesc aceste solutii se ridica la circa 15.000 de clienti. In Europa numarul lor a ajuns la circa 150, iar In Romania Data Management Solutions are 12 implementari.

„Ca verticale de business, acoperim orice domeniu pentru ca solutia este personalizabila 100%. Succesul unei astfel de implementari depinde in proportie de 50% de calitatea soft-ului indiferent cum s-ar numi acesta. Mult mai importanta este intelegerea organizatiei de catre implementator sau, mai corect spus, de catre echipa de proiect, echipa din care fac parte si reprezentanti ai beneficiarului. In ceea ce priveste cerintele, majoritatea clientilor doresc automatizarea fluxurilor de lucru concomitent cu pastrarea caracterului de confidentialitate”, a completat directorul Data Management Solutions.

Parteneriate eficiente

CG&GC Intelligent Technology este una dintre companiile care s-a axat initial pe furnizarea de solutii integrate pentru administratia publica locala care incorporeaza functionalitati de document management. Cu o experienta de 19 ani pe piata romaneasca de IT&C, compania a decis In 2008 sa agreeze un parteneriat cu ELO Digital Office pentru furnizarea de solutii pentru segmentul de business. „O implementare de referinta pentru ELO in Romania, este chiar la CG&GC. Este o implementare cu aproximativ 100 utilizatori din 16 filiale organizate pe mai multe departmente”, a declarat Cornel Giurgea, CEO CG&GC Group.

In cadrul grupului, CG&GC Software Solutions este compania care implementeaza solutii de business pe mai multe segmente: management de documente, gestiune financiara, relatii cu clientii, e-guvernare. Prin parteneriatul incheiat anul trecut, companiile, CG&GC si ELO Romania, vin in intampinarea clientilor cu o varianta de finantare/esalonare la plata, iar pentru proiectele complexe compuse din software, hardware si servicii exista alternativa leasingului specializat.

Un produs interesant pentru gestiunea documentelor este oferit de compania Daf Expert. Solutia de tip „plug & play”, Kartha LogicalDOC, este un dispozitiv de retea ce integreaza un Hard Disk de mari dimensiuni (1/2/3 Tb) creat pentru a memora documente de tip office si fisiere. Poate inmagazina orice fel de document digital (sau hartie) in timp ce functiile de „index-link” si cautare „full-text” sunt specializate in procesarea documentelor nestructurate.

„Dat fiind faptul ca este o solutie noua, aceasta nu a putut fi inca utilizata de un numar elocvent de utilizatori, insa inceputul este incurajator. Pretul solutiei este de 2.540 de euro, iar cei care utilizeaza in prezent acest produs activeaza in domeniile: sanatate, servicii, invatamant, sport si politic”, a declarat pentru e-Finance Florian Gheorghe, Managing Director, Daf Expert Group.

Mai putina hartie

Potrivit reprezentantului Xerox, climatul economic in care se desfasoara activitatile comerciale prezente arata o dinamica evidenta a fluxurilor de informatii si o nevoie crescanda de acces rapid la date relevante pentru toate procesele de afaceri.

„Rapiditatea cu care lumea se schimba si odata cu ea si economiile, ne duce cu gandul la o accelerare a fluxurilor de informatii si la o directionare tot mai mare catre zona vasta a spatiului electronic. Venita din partea unei companii, care de la patentarea xerografiei si pana in prezent, a consolidat metoda de transmitere a mesajului pe hartie, aceasta afirmatie constituie nu o dovada de curaj, ci de realism si de aliniere cu realitatea prezentului”, a declarat Razvan Botezatu.

Potrivit acestuia, in cazul clientilor Xerox „timpul de livrare a datelor de la receptia documentelor pana la livrarea datelor catre clienti este de maxim 24 de ore, dar poate fi redus si la nivel de minute, daca informatia este vitala pentru functionarea procesului de afaceri respectiv”.

Reprezentantul SIVECO Romania este de parere ca „managementul informatizat al documentelor si proceselor poate deveni un avantaj insemnat in contextul concurential actual, optimizarea proceselor, standardizarea si semnarea electronica a documentelor putand aduce beneficii imediate oricarei companii”. Potrivit acestuia, solutia SIVADOC poate reduce cu cel putin 30% consumul de hartie ca urmare a circulatiei si stocarii in format electronic a documentelor intre departamente sau catre/de la partenerii externi.

Cu 50% mai productivi

Potrivit lui Alin Nita, General Manager FivePlus Solutions, companiile de cercetare sustin ca prin adoptarea unor solutii standardizate de comunicare si document management gradul de imbunatatire al activitatii creste cu cel putin 50%. „Pentru unele activitati pe care le-am automatizat din perspectica solutiilor de gestiune a documentelor am avut reduceri de timp pentru aprobarea unor documente de la una-doua saptamani la cateva ore”, a subliniat acesta.

„Atunci cand se constientizeaza ca astfel de solutii contribuie semnificativ la reducerea costurilor administrative, operationale, o comunicare mai eficienta pentru rezolvarea sarcinilor de zi cu zi, reducerea sau eliminarea „plimbarii hartiilor”, cresterea productivitatii, un control mai bun asupra activitatilor, este o problema de timp si decizie pentru adoptarea acestora”, a mai declarat reprezentantul FivePlus Solutions.

Alex Barbulescu, director executiv CG&GC Software, a declarat ca principalul avantaj al unei companii care implementeaza un sistem bun de document management, este organizarea eficienta a proceselor si fluxurilor bazate pe documente. „In stransa legatura este regasirea documentelor care intr-un astfel de sistem se realizeaza in timp real. Nu mai este nevoie sa cauti in arhiva fizica si sa pierzi timp cu deplasarea”, a completat acesta.

Totodata, Cristian Stanescu, directorul de vanzari directe CG&GC Solutions, a declarat ca numarul clientilor care solicita echipamentele digitale Toshiba departamentale este tot mai mare, insa nu la fel stau lucrurile in ceea ce priveste clientii care beneficiaza de o solutie dedicata de document management complet hardware plus software.

Numarul clientilor creste

Razvan Botezatu, XGS Manager Xerox Romania si Republica Moldova, a declarat pentru e-Finance ca numarul clientilor Xerox care apeleaza la serviciile de externalizare a managementului documentelor a crescut in 2009, deoarece companiile au inceput sa constientizeze beneficiile acestor solutii. In general, majoritatea clientilor Xerox Global Services vin din sectorul privat, din domenii precum financiar-bancar, telecomunicatii, industria manufacturiera etc.

In oferta diviziei de servicii a Xerox Romania trei servicii distincte: servicii pentru birou (Xerox Office Services), servicii de comunicare si promovare (Document Outsourcing & Communication Services) si servicii pentru procesele de afaceri (Business Process Services), iar departamentul de document management pare sa castige o pondere tot mai mare in portofoliul companiei. „Deocamdata nu avem date privind ponderea fiecarui sector de servicii in parte in cifra de afaceri totala, insa cresterea intregului departament de management al documentelor in 2008 a fost de 28%, peste media de crestere a companiei, care a fost de 18 procente. Datele referitoare la ponderea pentru diviziile XOS, DOCS, si BPS vor fi disponibile la inceputul anului viitor”, a precizat reprezentantul Xerox.

La 3,5 ani volumul documentelor pe hartie se dubleaza

Reprezentantul SIVECO Romania a declarat ca potrivit specialistilor o data la 3,5 ani volumul documentelor pe suport de hartie dintr-o organizatie se dubleaza, astfel ca in absenta unei gestionari unitare a intregului flux de documente se pot produce blocaje sau intarzieri in realizarea activitatilor.

„Evolutia pietei de document management fost constant pozitiva, ajungandu-se la o intelegere mai buna din partea clientilor a beneficiilor pe care le pot castiga. Un astfel de sistem de informatizare este esential in special in sectorul public – administratie, servicii publice, financiar/bancare, industriale – unde se proceseaza un volum insemnat de documente”, a mai precizat Ionut Arsene, Project Manager SIVADOC In cadrul SIVECO Romania.

Pe de alta parte, Alin Nita, General Manager FivePlus Solutions, este de parere ca pe perioada crizei economice se vede clar un interes mai scazut pentru solutiile de document management. „Acestea sunt construite pentru dezvoltarea unei companii, optimizarea si Imbunatatirea activitatilor, multe companii mergand acum pe conservarea tehnologiei existente. Dar exista semnale ca mesajul „The IT strategy always reflects the strategy of the organisation – No costs, no profit” a fost Inteles. De exemplu, in sectorul administratiei publice, reducerea personalului rezolva in linii mari problema costurilor, insa activitatile trebuie in continuare sa fie facute, iar o solutie este sipoate fi implementarea de aplicatii de gestiune a documentelor”, a mai precizat reprezentantul FivePlus Solutions.

O piata de 10 milioane de dolari

Valentin Griparis, directorul Data Management Solutions, sustine ca in Romania nu va fi inregistrata o crestere substantiala a cererii in domeniul vanzarilor de licente software document management in perioada urmatoare.„In aceasta perioada, din punctul nostru de vedere, vanzarea acestor categorii de soft este constanta. Comparativ cu piata nord-americana, cererea nu este la fel de mare in Europa, cu atat mai putin in Romania”, a precizat directorul DM Solutions.

Potrivit grupului de companii SOFTWIN, o prezenta de prestigiu in document managementul romanesc prin compania ASCENTA, piata locala de document management a crescut considerabil in ultimii ani, ajungand la peste 7,5 milioane USD in 2007 si aproximativ 10 milioane USD anul trecut. Se estimeaza ca in 2010 ea va ajunge la o valoare de circa 13 milioane dolari. Exista si opinii extrem de ambitioase, care nu concorda cu opinia generala din piata de profil. Florian Gheorghe, Managing Director, Daf Expert Group, sustine ca in prezent piata locala de gestiune a documentelor este de aproximativ 25-30 milioane de Euro. „Perspectiva este 70-80 milioane de euro dintr-un minim necesar de 400-500 milioane de Euro”, a mai completat acesta. Emiliana Dovan