DocPlus Lotus Notes/Domino – soluție completă de management al documentelor

Soluția DocPlus, dezvoltată de FivePlus, este un pachet inovator care ajută la creșterea eficienței, productivității, profitabilității, îmbunătățirea comunicării în cadrul echipelor de lucru și reducerii costurilor administrative.

Află mai multe +

O gestionare defectuoasă a documentelor interne duce la scăderea productivității angajaților și chiar la pierderea unor informații vitale afacerii tale.

Contactează-ne

Managementul documentelor influențează eficiența și costurile

Chiar și în cadrul unei companii de dimensiuni mici, managementul defectuos al documentelor poate duce la scăderea productivității echipei. Potrivit unor studii, 80% din angajați irosesc, în medie, jumătate de oră zilnic pentru a căuta documente, în condițiile în care un singur fișier este reutilizat, în medie, de 19 ori. Mai rău, fiecare companie pierde anual aproximativ 7,5% din documente, care apoi trebuie rescrise.

Pentru eliminarea acestor probleme și a costurilor asociate, trebuie să folosești o soluție de document management.

DocPlus – o soluție, multiple beneficii

Suita de aplicații DocPlus, dezvoltată de către specialiștii FivePlus Solutions, are la bază conceptul de comunicare și colaborare internă pe diferite activități, în funcție de domeniul specific al fiecărei companii.

Beneficiile utilizării unei soluţii pentru managementul documentelor

Utilizarea unei soluții pentru document management, precum DocPlus, te va ajuta la:

Standardizare

Crearea unui mediu de lucru standardizat care să susţină accelerarea proceselor interne ale organizaţiei.

Concentrare

Canalizarea organizaţiei spre activitatea de bază, reducând timpii morţi, costurile de manipulare a informaţiei şi a cheltuielilor administrative.

Comunicare

Integrarea capabilităţilor de mesagerie electronică şi comunicare în timp real pentru colaborare eficientă în interiorul organizaţiei precum şi în exterior, cu alte entităţi;

Funcţionalităţi

Manipularea uşoară a documentelor şi accesul rapid la informaţie pentru creşterea productivităţii – adăugare conţinut, regăsire, distribuţie informaţii, procesare.

Securitate

Disponibilitatea informaţiei, oferind un grad ridicat de securitate şi confidenţialitate.

Control

Îmbunătăţirea controlului asupra activităţii pentru o comunicare eficientă, reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor.

Administrare

Sistemul permite utilizatorilor autorizaţi urmărirea permanentă a stadiului în care se află documentele (in lucru, respins, aprobat), evidenţierea modului de rezolvare, rapoarte.

Rapoarte

Obţinerea de rapoarte detaliate din aplicaţii: date clienţi, istoricul organizaţiei cu aceştia, evidenţa contractelor, stadiul oportunităţilor, sarcinile nerezolvate, acces la dosarul de personal, documentele sistemului de management al calităţii, planul şi rapoartele de audit, deciziile şi comunicările interne, informaţii utile etc.

FivePlus propune prin DocPlus soluții inovatoare care integrează procesele de business, angajații și tehnologia pentru crearea unei valori reale de business, oferind mediul adecvat pentru distribuția informațiilor și ideilor. Asigură suportul pentru creșterea eficienței, productivității, profitabilității, îmbunățirea comunicării în cadrul echipelor de lucru și reducerii costurilor administrative.

Integrare nativă cu serviciu de email

Aplicațiile DocPlus sunt construite pe infrastructura Lotus Notes / Domino, platformă aleasă de echipa FivePlus pentru că oferă o serie de funcționalități în care se regăsesc elemente de bază ale unei soluții performante de management de documente.

Prin platforma Lotus se asigură o integrare nativă cu funcții de mesagerie electronică internă și externă, comunicare în timp real, calendar individual și de grup. Accesul la aplicații se face prin intermediul clientului Lotus Notes, oferind beneficiarului un mediu controlat, securizat și posibilitatea de lucru off-line.

Aplicațiile includ funcționalitățile platformei SameTime, fiind accesibile informații privind disponibilitatea persoanelor. Parteneriatul cu HCL, producătorul platformei Lotus (achiziționată de la IBM în 2018) ne conferă un avantaj competitiv, folosim o tehnologie stabilă, matură și cu potențial de adaptare continuă la cerințele pieței.

Securitate

Securitatea soluțiilor este asigurată prin infrastructură Lotus Domino și prin controlul accesului fiecarui utilizator în cadrul aplicațiilor pe bază de roluri și permisii în funcție de care se pot accesa informații și documente.

Aplicațiile DocPlus sunt prevăzute cu zone de configurare specifice, administratorii acestora având posibilitatea de a opta pentru jurnalizarea acțiunilor efectuate sau includerea de protecții suplimentare la nivelul fiecarui document.

Componentele soluțiilor DocPlus pentru managementul documentelor

Soluția DocPlus, dezvoltată de FivePlus, are 2 componente, în funcție de necesitățile afacerii tale.

DocPlus Basic
DocPlus Enterprise

DocPlus Basic

Componenta de bază este formată din module care acoperă necesitățile de organizare și colaborare.

DocPlus Basic reprezintă fundația pentru aplicațiile pentru managementul documentelor, aducând un plus semnificativ zonei de comunicare internă prin:

structurarea tematică a informațiilor în cadrul grupurilor de lucru sau a departamentelor;
automatizarea proceselor interne de aprobare și informare;

gestionarea informațiilor despre clienți și realizarea de campanii de marketing.

DocPlus Enterprise

Are în componență o serie de aplicații punctuale care răspund cerințelor de business. Este vorba de aplicații focalizate pe activități concrete care contribuie la creșterea productivității personalului și a vitezei de reacție organizațională prin crearea suportului de disponibilitate a informației și de luare a deciziilor într-un timp mult mai scurt. Aplicațiile DocPlus Enterprise se bazează pe modulele din DocPlus Basic, constituind un veritabil instrument de control al activităților interne ale companiei.

Soluția contribuie la „automatizarea” proceselor de afaceri și la reducerea substanțială a timpului de regăsire a informațiilor și documentelor prin gestionarea structurată a acestora, oferind acces rapid la valorile și cunoștințele organizației.

Soluţii punctuale pentru procesele principale de business:

procesul de aprobare pentru documente interne – cereri, note, referate, rapoarte;
evidenţa contractelor;
gestiunea sistemului calităţii;
gestiunea proiectelor și a clienţilor;