Citește prima parte a discuției despre digitalizare în articolul nostru Potențialul nevalorificat al digitalizării
Alin Niță: Bună seara stimați telespectatori, sunt Alin Niță și sunt gazda dumneavoastră în această seară în care vom discuta despre transformare digitală, despre procese, procesele de lucru ale unei organizații și modul în care putem să contribuim la digitalizarea lor: automatizare și robotizare. Pentru a putea dezbate acest subiect, în această seară îl avem invitat pe Aurelian Iuscu, el este managing partner la Busniess Future Solutions, este un artizan al proceselor de lucru și al optimizării proceselor de lucru. Bună seara, Aurelian, bine ai venit din nou în emisiunea noastră.
Aurelian Iuscu: Bună seara şi mulțumesc pentru invitație!
Alin Niță: Alături de noi este și Mario Popescu, co-fondator la compania Tailent, o platformă de robotizare despre care o să discutăm și în cadrul emisiunii. Vom discuta despre cum putem să ajungem din cadrul proceselor la acești roboți. Spuneam că tema emisiunii este legată de transformarea digitală, de potențialul nevalorificat al digitalizării. Sunt cuvintele cheie pe care le auzim în această perioadă, digitalizare, automatizare de procese. Ne dorim sa putem transforma cât mai mult din tehnologie pentru a putea să ne fie mai bine. Dacă nu ați urmărit emisiunea de data trecută, vă invităm să o faceți și ne puteți urmări în același timp și pe canalul de YouTube. O să intru direct în subiect. Aurelian, te ajută să facem o sinteză cu ce am discutat noi la emisiunea trecută referitor la procesele de lucru? De ce este important să ne uităm la procesele de lucru, cum este bine să ne uităm la ele și cum să ajungem să le pregătim pentru a se putea îndrepta spre digitalizare?
Aurelian Iuscu: La emisiunea trecută, Alin, ne-am focalizat pe un cuvânt care are o rezonanță destul de puternică, acela al risipei – risipa din procese. Noi ne dorim în general să ne uităm pe procese, să identificăm risipa şi să o eliminăm. Uneori nu se poate chiar să o eliminăm 100%, dar să o diminuăm maxim posibil. De aceea, întotdeauna avem în vedere vocea clientului. Discutam despre vocea clientului, adică cea care trebuie satisfăcută cu acea ieșire din procesul nostru. În orice organizație, fie că este mică, fie că este medie, fie că este mare, rulăm niște procese. Ieşirile din proces, fie că e vorba despre producție sau servicii, sunt adresate unui client. Trebuie să înțelegem tot timpul vocea clientului și să venim cu o aliniere perfectă între vocea acestuia și ceea ce oferim noi, adică ceea ce reprezintă ieșirea din proces.
Alin Niță: Specialiștii afirmă că procesele repetitive și cele care sunt guvernate de către proces, de către reguli de business, sunt destul de clare şi se pot automatiza în proporție de 90%. Mario, spuneam data trecută de roboți, cum definim roboții și ce se poate automatiza din perspectiva unor roboției între ghilimele şi poate ne spui şi ce înseamnă roboţei?
Mario Popesscu: Sigur că da. Ca o mică sinteză a discuției de data trecută, trebuie să fim expuși la roboți, trebuie să nu ne fie frică de ei. Ei sunt, cum am discutat, roboți asistați și neasistați. Pe cei asistați îi vedem mult mai ușor și sunt acolo să ne fie un sprijin de nădejde în activitățile noastre de zi cu zi. Şi da, în principiu, roboții sunt aici să ne ajute.
Alin Niță: Și aş vrea discutăm lucruri mult mai concrete. Haideți să dăm niște exemple de astfel de procese pe care le putem automatiza și care au fost întâlnite de către specialiști, de către noi, de către voi, de către piață, în general, ca fiind procese care pot fi automatizate fără nicio îndoială. Poţi să dai un astfel exemplu? Si chiar aș vrea să îi rog pe cei din regie dacă pot pune şi imaginea pentru a fi mai uşor de înţeles.
Mario Popesscu: Cred că orice companie din România are o serie de procese care trebuie desfășurate, indiferent de numele firmei respective, indiferent de câți angajați are. Sunt foarte multe lucruri standardizate, spre exemplu zona de resurse umane. Toate companiile au niște procese destul de simple. Vin angajați noi în companie, sunt multe activități care trebuie efectuate ca să primești angajații noi, multe formulare care trebuie completate sau o grămadă de date care trebuie sincronizate dintr-o aplicație în altă aplicație.
Alin Niță: Totuși telespectatorii noștri au pe ecran câteva astfel de exemple pe care noi le oferim în acest moment.
Aurelian Iuscu: Da, sunt cu siguranță exemple din care probabil că cei care se uită la emisiune în momentul de față s-ar putea să înțeleagă foarte clar.
Alin Niță: Se regăsesc în aceste proiecte.
Aurelian Iuscu: Exact. Dacă ai o companie, dacă ești implicat în activitățile unei companii, unei firme în România, majoritatea lucruri pe care le vedeți pe ecran cu siguranță v-au deranjat sau până acum nu v-ați fi uitat la ele în altă mod decât cel în care sunt niște lucruri necesare, care trebuie făcute pas cu pas de fiecare dată când e nevoie fiecare din el ca și proces, dar toate acestea sunt în principiu automatizabile. Pot să existe diferențe de la companie la companie în funcție de ce aplicații sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărui proces de acolo, dar la bază acțiunile acestea sunt repetitive, sunt plictisitoare, nu ne permit să ne focusăm practic pe activitățile care aduc valoare în companie ci mai degrabă ne iau din focus, ne iau din timp prețios în care am putea să facem lucruri care să adauge mai multă valoare.
Alin Niță: Practic aceste procese le putem întâlni în orice companie de la companii mari, la companii din zona IMM-urilor. Dar, la fel le putem regăsi şi ca parte din administrația publică. Poate că unele nu, dar în general se regăsesc. Eu v-aș propune să facem în felul următor, să mergem pe un scenariu concret, este mult mai simplu și pentru telespectatorii noștri să înțeleagă atunci când plecăm la drum, uitându-ne la compania noastră. Suntem, de exemplu, o companie care nu este orientată către servicii, la fel de bine poate să fie și pentru producție, dar şi către servicii și are de efectuat serviciile prin personalul pe care îl are intern. În acel moment are departamente care se ocupă de tot felul de activități iar în cadrul departamentelor se regăsesc procese de lucru mai standardizate sau mai puţin standardizate. De aici o să discutăm împreună. Dacă ne uităm la un proces, ne uităm din perspectiva performanțelor pe care le are procesul respectiv şi dacă ar putea să aducă valoare, dacă mergem pe o optimizare a acestui proces care duce spre automatizar, dar cred că ne putem uita la fel de bine dacă ne doare că acel proces nu este bine pus la punct. Care este impactul pe care îl are în costurile pe care le pierde compania? Cum este aici, Aurelian? Şi chiar vă rog să puneți următorul slide.
Aurelian Iuscu: Aici, în general, un proiect de optimizare constă în formularea corectă și coerentă a unui business case, adică a unui caz de afaceri. Cu alte cuvinte, acesta trebuie să cuprindă minim 3 informații prețioase: unde sunt acum, unde vreau să ajung și ce pierd că nu sunt acolo? Cu alte cuvinte, sunt în zona în care de exemplu eu livrez ceva, dar am întârzieri în livrare. Am clienţi nemulțumiți, ceea ce înseamnă că dacă livrarea aceasta se face la decalaj de câteva ore sau zile s-ar putea să pierd o parte din clienții companiei. Şi atunci e foarte important să vin și să spun exact pe cererea clientului, pe un anumit interval de timp dacă ne referim la acest exemplu, să putem realiza și livrarea. Faptul că nu fac treaba aceasta pot să o duc într-o axă financiară anualizată în general. Şi atunci ajung la concluzia că eu o am pentru 30 decalaj de o oră, două, trei sau poate chiar 9 și nu sunt la diferență de câteva minute pentru ca această diferenţă maximă ar putea-o tolera clientul, mă duce la un cost anual de 10-15- 20 de mii, 200 de mii de euro depinde de dimensiunea companiei.
Alin Niță: Dacă am vorbi despre un proces mai simplu, pot să vorbesc de sume mai mici, un proces mai complex, de sume mai mari sau depinde de volum, de date, de valoarea proiectelor?
Aurelian Iuscu: Depinde în general de dimensiunea companiei și aceasta este dată, în general, și de volume de business. De aceea, întotdeauna când ai un business repetitiv, orice câștig minor multiplicat de foarte multe ori, ajunge la ceva major din perspectiva miză financiară. Dar mizele unui proiect de optimizare nu sunt doar din perspectivă miză financiară. Pot să fie și din perspectiva reducere de risc operațional. Am observat în ultima perioadă că există anumite riscuri pe care neanalizându-le sau nevăzând fața reală a acestui risc s-ar putea odată să crape și să coste mult mai mult decât ar fi fost investiția într-un proiect în care să te uiți cu o abordare proactivă, mergând pe niște activități proactive pentru că știm în general că cele corective sunt mult mai costisitoare.
Alin Niță: Mario, abia aștept să te întreb legat de cât de mult salvezi dintr-o companie ca și bani în momentul în care automatizezi anumite procese, dar o să revenim la întrebarea aceasta. V-aș propune să facem în felul următor: Să mergem puțin și mai mai concret cu un exemplu. Să spunem că suntem o companie de servicii, avem tot felul de procese. Dacă ne uităm la departamentul de resurse umane, putem identifica diverse procese, subprocese, activități.
Mario Popescu: Să le spunem activități, ca să fie mai ușor de înțeles.
Alin Niță: Activități pe care le putem lua, analiza, eventual verifica și vedea dacă, într-adevăr, sunt pretabile pentru o automatizare, mergând pe ideea că unele pot fi automatizate iar altele nu.
Mario Popescu: Aici aș face o completare. Aurelian a surprins o esența foarte bună, dar aș mai propune să ne uităm și din altă direcție, din obișnuința companiei. În general, compania care nu este încă supusă la tehnologie va avea o mică reticență la început, va vrea să vadă niște prime exemple și atunci nu se va duce direct neapărat în fluxurile care îi vor salva foarte mult, ci va merge pe niște activități mai mici, exact cum spuneai tu. Cele din zona de resurse umane sunt de eficiență foarte bună în care poți vedea rapid care este merital non-investment pentru suma pe care o comiți, pentru un proiect de automatizare și cât salvează pentru ca, până la urma orice IMM are nevoie să vadă un return la investiția pe care o face și atunci acolo e foarte ușor de văzut în partea aceasta de activități de resurse umane.
Alin Niță: Foarte bună completarea. Haideți să mergem către un departament financiar, la contabilitate, în care există facturarea. Procesul poate să înceapă de la facturare, comenzi, trimiterea facturii către client, acesta plătește. În tot acest flux, acest proces, cum ne uităm la el. Aurelian? Să ne concentrăm de exemplu pe extrasele bancare. Plătește clientul dar cineva trebuie să se uite pe aceste informații. De cele mai multe ori sunt date sau cifre în care trebuie să te uiți la ele. Probabil că eroarea umană poate să fie destul de mare. Haideţi să luăm acest exemplu şi să îmi spui cum îl vezi tu din perspectiva unui specialist?
Aurelian Iuscu: Este un bun exemplu pentru că în general procesul acesta fiind standardizat se pretează foarte bine la automatizare. Adică e o înșiruire de task-uri pe care acest soft, roboțelul cum l-am denumit noi foarte prietenos, poate să îl facă fără nicio rezervă. Şi văd că telespectatorii noștri au o schemă în care se prezintă faptul că prioritatea unei companii în a automatiza procesele este dată de anumite condiționări. Adică procesul să fie repetitiv de foarte multe ori, ceea ce înseamnă că scap resursa umană de o muncă plictisitoare așa cum foarte corect spunea Mario, după care procesul trebuie să fie standardizat, să fie fără foarte multe excepții astfel încât robotul să și poată face activitatea repetitivă într-o manieră ultra rapidă la fel cum se întâmplă. Şi aici avem foarte multe exemple, îmi vine unul în minte de exemplu interogarea la biroul de credit în care un om dă copy paste într-o aplicație, exportă niște informații, le introduce într-o altă aplicație internă și în loc de câteva ore, automatizarea se rezumă la câteva minute. Dacă ne întoarcem la exemplul ales de reconciliere a extraselor de cont acolo este o zonă în care sunt niște pași foarte clari: imporţi niște fişiere dar aş prefera să îl lăsăm pe expertul nostru Mario să ne explice din perspectiva pașilor automaţi dar e clar că ai o structură standardizată a pașilor unde nu e nevoie de intervenție umană. Probabil ne vom referi și la situațiile mai complexe, unde e nevoie și de intervenție umană. Mario te las pe tine să detaliez puțin pașii.
Mario Popescu: Exemplul este foarte bun pentru că tehnologia ca şi primi pasi sunt excelenți pașii în zona financiară. Acolo vorbim de cifre, vorbim de date care trebuie mutate între diverse sisteme, poate sisteme care nu au fost gândite să funcționeze, să comunice între ele și atunci hai să vedem cum arată extrasul bancar. Extrasul bancar are o formă tipizata, fiecare bancă are un anumit mod în care îți oferă extrasul bancar pe care poți să îl iei din contul tău sau să îl primești pe mail cu o anumită frecvență sau periodicitate. V-aş propune să facem un exerciţiu: cum arata arată ziua persoanei care face acest lucru în fiecare zi? Care ia datele din extrasul bancar. Cum arată momentele acelea, minutele, zecile de minute? Cum spuneai, dacă ne uităm la o firmă care prestează servicii din diverse domenii din orice industrie ar fi, cu siguranță sunt multe tranzacţii şi multe tipuri diferite de tranzacții. Şi atunci persoana de acolo trebuie să identifice fie o plată la furnizori, o încasare de la client, vorbim de comisioane bancare, linii din extrasele de cont, trebuie să le verifice rând pe rând, una după cealaltă.
Poți afla mai multe informații despre subiectul digitalizare, urmărind întreaga emisiune. Dacă vrei să urmărești întreaga emisiune, dă play videoclipului:
