Interviul emisiunii IT Forum cu Cătălin Grosu și Costel Mazilu, reunește experți din domeniul IT care oferă câteva sfaturi importante despre soluțiile software care se pot implementa atât în cazul unei afaceri mici cât și al unei afaceri de dimensiuni mari. Iată care sunt răspunsurile experților Natalia Lepădatu, director la Tara Interactive cu o vastă experiență în dezvoltare aplicații software pentru afaceri medii cu implicare în creșterea mediului antreprenorial din Romania și Alin Niță general manager la FivePlus Solutions, companie orientată către soluțiile informatice de business, dar și agenție de marketing online.

Moderator (Cătălin Grosu): Propun să începem cu începutul, îmi doresc să avem un dialog constructiv care să urmărească puncte care nu au mai fost abordate până în prezent și îmi doresc să obținem o rețetă pentru antreprenorii aflați la început de drum saă își poată pune la punct afacerea pas cu pas. Începem cu dumneavoastră, doamna Lepădatu. În mintea unui proaspăt antreprenor se conturează ideea că urmează să înceapă o afacere, să zicem, în vara acestui an, se pregătește sau nu se pregatește, dar știe că va avea un business. Ce sfaturi îi oferiți?

Natalia Lepădatu: În primul rând, un antreprenor se definește prin viziune iar această viziune trebuie să fie implementată. Iar pentru a putea implementa are nevoie de soluții care să fie digitale absolut. Iar când mă refer la soluții digitale, trebuie să avem în minte unelte de productivitate, unelte de promovare sau comunicare cu clienții pe diverse canale.

Moderator (Costel Mazilu): Sunt oameni care au idei, sunt competenți, sunt experți în domeniile pe care le reprezintă dar nu știu încotro să se îndrepte, nu au spirit antreprenorial, pentru ei ce recomandați?

Natalia Lepădatu: O recomandare este să comunice cu semenii lor și să închege o idee deoarece până la urmă este vorba despre implementarea acesteia. Soluțiile digitale vin ca o rezolvare a unor probleme deja existente.

Moderator (Costel Mazilu): Și, pentru asta un antreprenor trebuie să fie deschis să colaboreze cu oameni creativi care pot să administreze afacerea în toate aspectele ei.

Natalia Lepădatu: Absolut, un om care este interesat de dezvoltarea business-ului său va colabora cu oameni creativi, primește sfaturi și acceptă ajutorul unor persoane care pot pune pe roate întregul business.

Moderator (Cătălin Grosu): Dar să știți că în cadrul emisiunilor noastre, cu toți consultanții cu care am stat de vorbă, au subliniat exact aceleași lucruri. Cei care li se adresează pentru accesarea fondurilor europene nu știu ce vor, ei știu doar că doresc să pună o afacere în practică. Ei au o idee despre unde și-ar dori să ajungă dar nu știu ce vor. Familia, școala, mediul, nu îi învață ce este o afacere. Aș dori să dezvoltați puțin, domnule Alin Niță.

Alin Niță: Și, te împotmolești exact atunci când este cel mai puțin previzibil. Începi cu o idee pe care vrei să o pui în practică neapărat, dar uiți de lucrurile cu adevărat importante, administrative, de comunicare cu angajații. Aici intervin cei 3C ai afacerii: comunicare, colaborare și coordonare. Acești 3C trebuie să îi ai în minte încă de la inceput, din momentul în care se începe să se pună bazele unui sistem informatic pentru afacere. Poate că te concentrezi asupra vânzarilor și pe obținerea unui număr de vânzări cât mai mare și atunci, toate aceste informații trebuie să fie centralizate undeva, trebuie să știi care sunt instrumentele, uneltele cu care ai putea să lucrezi.

Moderator (Costel Mazilu): Și atunci se ajunge la CRM.

Alin Niță: Și atunci ajungi la lucruri mult mai simple întrucât te gândești cum poți să centralizezi toate documentele, cum gestionezi procesele din organizație, cum gestionezi contractele în derulare și cele care sunt pe cale să expire, de la software-uri complexe până la banalele email-uri schimbate cu angajații. Într-adevăr, CRM-ul este o soluție care înglobează mai multe funcționalități dar trebuie să te gândești la ele cum te pot ajuta atât în prezent cât și în viitor. Iar dacă ai sute de documente pe care nu știi cum să le gestionezi atunci ajungi foarte rapid să fii prost organizat.

Moderator (Costel Mazilu): Și ajungi să ai sute de excel-uri cu un milion de versiuni care nu îți pot arăta concret statusul în care se află organizația ta sau statusul în care se află business-ul tău în relația cu clienții.

Alin Niță: Se ajunge la acele excel-uri în mod inevitabil pentru că un antreprenor urmărește să țină și propria evidență iar în momentul în care se folosește un CRM, de exemplu, vor rezulta raportări mult mai elocvente și analize mult mai concrete pe rezultatele afacerii tale.

Moderator (Cătălin Grosu): Într-o altă ediție a emisiunii, mai recente, am stat de vorbă cu doi consultanți de fonduri europene, despre faptul că antreprenorii autodeclarați, se gândesc cu foarte mult curaj la aceste fonduri dar nu au noțiunile de bază ale înființării și dezvoltării propriului business. Cum ar trebui să gândească un antreprenor care nu știe cum să își dezvolte afacerea, ce soluții software are nevoie la început pentru a-și minimiza cheltuielile? Aș vrea să pornim de la noțiuni de bază, atât pentru antreprenorii din mediul rural cât și pentru cei din mediul urban. Ce sfaturi ar putea primi de la un expert un antreprenor care nu este sigur că înțelege că are nevoie de training pe această parte?

Alin Niță: Aș împărti soluțiile software în câteva straturi. Primul strat, este cel de bază, în care comunici, plecând de la o simplă adresă de e-mail, fiind prima soluție software pe care o ai la îndemână. Pentru vizibilitate începi să lucrezi la un site cu scopul de a determina oamenii să te caute. Deja putem spune că pornești afacerea cu două soluții software la îndemână. Dacă mergi mai departe pe sfera organizatorică, aici depinde câți oameni sunt în subordine. În cazul în care ești pe cont propriu, atunci te limitezi la cele de bază, însă, sunt și cele inevitabile care intervin în activitate așa cum este soft-ul de contabilitate sau care sunt subcontractate pentru a-ți administra afacerea. Însă, pe masură ce înaintezi, vei avea nevoie de ceva mai mult decât să îți îndeplinești nevoile de bază ale afacerii. Aici intervine nevoia de a avea ceva mult mai personalizat pentru afacerea ta. În momentul în care ai în subordine 10, 12 sau peste 15 oameni, intervine necesitatea de a coordona activitatea și procesele, astfel încât să fie cât mai simplu de gestionat. Iar aici intervine ideea de structură, de modul în care vei gestiona afacerea și toate informațiile care circulă în interior.

Moderator (Cătălin Grosu): Atunci când într-o afacere sunt 10 angajați respectiv 100 de angajați, principiile de dezvoltare a business-ului sunt aceleași însă, pentru un antreprenor aflat la început de drum investițiile în software sunt diferite și există și acele soluții care nu sunt rentabile a fi luate în calcul de la bun inceput.

Natalia Lepădatu: Un proaspăt antreprenor începe cu mai puțin de 10 angajați și sunt două abordări total diferite. 10 persoane se gestionează ca o echipă, este un singur nivel de management, tunurile de productivitate sunt mult mai simpliste și se pot folosi unelte online pentru reducerea costurilor. Pe când, în cazul a 100 de angajați, vorbim deja de o ierarhie întreagă, este nevoie de monitorizarea proceselor de control pe mai multe nivele și este absolut necesar să se realizeze raportări. Costurile de unelte la 100 de persoane nu mai pot fi gestionate foarte simplist și nici nu se mai pot utiliza resurse gratuite.

Moderator (Cătălin Grosu): Așadar, este nevoie de ceva mult mai complex iar antreprenorii aflați la început de drum se pot orienta către soluții care pot fi actualizate la soluții premium care includ facilități mai complexe decât opțiunile de baza.

Moderator (Costel Mazilu): Cred că este mai important să se folosească o soluție scalabilă care poate fi trecută la un nivel enterprise, tocmai pentru ca tranziția să se facă mai ușor. Soluțiile gratuite au și acestea limite până la un moment dat sau pot fi utilizate doar pentru o scurtă perioadă de timp iar apoi nu mai sunt gratuite. Cred că este cel mai bine să se utilizeze soluții scalabile care să evolueze treptat pe măsură ce crește și business-ul. Cele pe baza de subscripție ar fi cele mai recomandate la început de drum.

Natalia Lepădatu: Sunt de acord cu acest lucru însa, costurile s-ar putea să nu se justifice la începutul afacerii. Un antreprenor are în minte o viziune și cum să o implementeze iar restul sunt resurse care îl ajută să pună în practică planul cât mai ușor. Spre exemplu, un antreprenor care își lansează afacerea prin Start Up Nation are resurse financiare limitate și în care trebuie să se încadreze. Soluțiile sunt, într-adevăr, foarte variate în ziua de azi din punct de vedere informatic, soluții digitale sunt peste tot, în orice domeniu, dar este important să începem cu puțin iar dacă business-ul creste atat de mult încât este justificat să se migreze la o soluție enterprise atunci este bine venit. Înseamnă că business-ul functionează și se justifică rentabilitatea investiției, chiar dacă nu chiar la început. Scalabilitatea este un termen foarte important pentru antreprenor și trebuie să o aibă în vedere înca de la început.

Dacă vrei să vezi emisiunea integral, dă play acestui video: