Costel Mazilu: Astăzi vorbim despre inteligența artificială, despre Internet of Things, tehnologii care ne optimizează activitatea la birou sau acasă. Vorbim despre lucruri interesante care generează informație pe care trebuie să o analizăm, să o gestionăm, să o optimizăm și revenim la partea cu business-ul și ne gândim ce putem face cu atâta informaţie pentru că hardware-ul ne ajută, tehnologia ne ajută, însă procedurile și modul în care analizăm acele informații devin tot mai complicate și avem nevoie de nişte soluții care stau la baza business-ului şi la baza activității noastre. Vom vorbi în această seară cu doi invitați care au zeci de ani experiență în domeniul optimizării, atât din perspectiva procedurilor, dar și a tehnologiilor și a aplicațiilor care fac acest lucru. Voi ruga specialiștii să se prezinte.
Alin Niță: Bună seara şi mulțumesc pentru invitație! Sunt Alin Niță şi reprezint compania FivePlus Solutions, o firmă care activează de peste 12 ani pe piață. Personal, m-am ocupat de tot ce înseamnă managementul informației și managementul documentelor. Înţeleg ce înseamnă procesele interne ale unei organizații. De aici a venit și nevoia de a dezvolta aplicații specifice pentru această zonă și am trecut către alte zone cum ar fi orientarea către vânzări – zone pe care companiile ar trebui să le aibă în vedere.
Aurelian Iuscu: Bună seara, mă numesc Aurelian Iuscu, sunt reprezentantul firmei Business Future Solutions și de profesie sunt inginer economist. Am pornit-o de jos, într-o multinaţională. Am lucrat pe zona de proiecte – organizare, proiecte mari de restructurare, urmată de câștigarea unei experiențe vaste în optimizarea proceselor, într-o direcție de optimizare procese. Din 2012 sunt în zona privată și zic eu că avem șansa, alături de colegii de echipă, să construim proiecte de succes aplicând niște instrumente dintr-o metodologie de optimizare despre care probabil vom discuta în această seară.
Costel Mazilu: Atât cât o să ne permită timpul, pentru că aşa cum discutam şi înainte să intrăm în direct, atunci când începe să se aprindă discuția îţi dai seama cât de puțin timp ai dispoziție și cât de multe lucruri vrei să spui şi nu crezi că o să reuşeşti până la sfârșitul emisiunii. Vorbim despre antreprenorii care întemeiază o afacere, încep să aibă succes, încep să producă sau să lucreze efectiv în domeniul lor și se lovesc de anumite activități repetitive care ar putea fi optimizate sau care ar putea fi făcute mai bine. Acest lucru probabil începe întâi de la o analiză a acelor procese, însă, pentru unii este suficient să adopte niște soluții IT care sunt mai mult sau mai puțin potrivite la început. Care sunt provocările reale ale antreprenorilor și ale micilor întreprinzători atunci când încep o afacere?
Alin Niță: Până când crești e posibil să nu fie nevoie să ai tot felul de instrumente care să te ajute în organizare. Momentul în care lucrurile se precipită este acela în care începi să ai oameni pe care îi conduci, fiecare este pe o anumită direcţie și departamente care trebuie să rezolve activități. În momentul acela, crește și volumul de informație în organizație şi ajungi să îţi pui problema chiar și la lucruri simple, la aspectele legate de găsirea informaţiei, care este ultima versiune a documentului, cum se poate trece de la un registru. De exemplu, cum se poate face trecerea de la un Excel în care este gestionată informația la ceva structurat, pentru a obține mai multe informații în luarea deciziilor de management.
E un prag care ține de fiecare organizație în parte, dar este un prag care, la un moment dat, în funcție de volumul de informații și de oamenii cu care lucrezi, cu care colaborezi, te împiedică să faci față sistemelor clasice. Mă întâlnesc cu multe persoane, multe companii, mulți clienți care au trecut de acest nivel poate după 2-3 ani în care au constatat că nu mai pot face față la instrumentele clasice. Au gestionat pe calculatorul personal fișierele, contractele, toate documentele, dar au trecut de această fază când nu au mai putut și au fost nevoiți să țină lucrurile sub control și altfel.
Costel Mazilu: Care sunt aplicațiile și soluțiile software de bază pe care le necesită o afacere pentru a-și desfășura cât de cât activitatea şi despre care micile companii ajung cu greu să afle?
Alin Niță: Bine ar fi ca acest lucru să vină din cauza faptului că te-ai lovit de ele și că vrei să le implementezi. E bine să știi totuși niște lucruri. În primul rând, te concentrezi pe activitatea principală. Pentru activitatea principală, în funcție de domeniul pe care îl ai, o să te concentrezi pe aplicațiile care îţi rezolvă problema: problema clientului, problema gestionării informației care ține de businessul pe care îl ai. Însă, în momentul în care începi să crești, toate celelalte aplicații colaterale care, așa cum bine spuneai, ar putea să fie de bază, pleacă de la faptul că vreau să îmi clasific mai bine documentele, vreau ca angajații mei să îmi găsească mai repede informația unde este ea structurată în organizație. Vreau ca toate contractele să le am într-o anumită ordine astfel încât, dacă dau căutare, să-mi afișeze rapid termenul de valabilitate legat de contract, informațiile specifice și multe astfel de aplicații care se duc în sfera colaborării şi a procedurii. Proceduri pe care într-adevăr trebuie să le ai. Sau, dacă nu le ai, să ți le construiești.
Costel Mazilu: Aici ne poate spune Aurelian, pentru că îmi notasem o întrebare. Ca să nu greşesc, ca să nu spun prostii, mai bine vin cu întrebările scrise de acasă, pe care le-a făcut cine trebuie. Optimizăm un proces existent sau îl regândim cu totul?
Aurelian Iuscu: Prima etapă ar fi optimizarea procesului, pentru că întotdeauna partea aceasta de optimizare necesită mai puține resurse, mai puțină cheltuială, dar ajungi la un moment în care partea sa de optimizare dă roade până la un un punct. Ca atare, ești în situația în care trebuie să refaci procesul, adică să ajungi la un redesign de proces și asta într-o piață concurențială. Şi aş îndrăzni să spun că aceasta este de fapt provocarea zilelor noastre, poți să mergi ca și primă etapă pe partea aceasta de optimizare procese, adică cu alte cuvinte, să te uiţi spre zona de procese: oameni, tehnologie, să încerci să optimizezi toți cei trei mari piloni, după care, la un moment dat, dacă totuși ieșirea din proces, adică ce livrezi într-o piață concurențială începe să se distanțeze de vocea clientului, adică de ceea ce vrea acesta, nu ai altă soluție decât să mergi la varianta a doua de redesign de proces și atunci când discutăm de un redesign de proces, deja intervin niște cheltuieli mai considerabile. Adică trebuie probabil să investești într-o tehnologie nouă, ceea ce în viața curentă reprezintă sume destul de mari într-o investiție şi într-o aplicaţie.
Costel Mazilu: Un exemplu foarte bun este atunci când unei companii i s-a propus un soft care costă 10-20 de mii de dolari. O soluție cu totul, nu doar soft sau licența. A spus că de acei bani îşi poate lua o maşină la second hand, cum să dau pe un soft atâția bani? Acel consultat i-ar fi putut spune că prin acei bani investiți în acest soft va putea să cumpere o maşină nou-nouță peste câțiva ani pentru că propria afacere va fi înfloritoare, că businessul o să îi meargă la fel de bine sau rău ca până atunci, pentru că va rămâne la aceleași instrumente, aceleași proceduri sau aceeași lipsă de proceduri și de procese gândite cum trebuie și unde se va ajunge?
Aurelian Iuscu: În general, aici suntem și într-o capcană, adică la un moment dat noi munceam neprocedural. E un business și mai ales pe zona aceasta de start, de antreprenori, pornești cu un număr de proceduri mai mici, aferente activităților curente, după care business-ul începe să crească organic, începi să ai din ce în ce mai multe proceduri. Ești în situația în care ai procedurat ceea ce făceai în viața de zi cu zi. Întrebarea e următoarea: Nu cumva în momentul în care realizezi proceduri, ai procedurat şi un proces care implică și niște risipe? Atunci când vine partea aceasta de tehnologie, îţi pui întrebarea: tehnologia ce face? Iți accelerează activitatea. Dacă în procesele acestea ai activități care nu aduc valoare adăugată de fapt ce faci? Multiplici risipa exponențială într-un timp relativ scurt.
Costel Mazilu: Și ajungi să faci munca pentru o aplicație de concedii în loc să folosești aplicația sau doar formularul scris. Va trebui să facem cerere de mână că aşa trebuie și să introduci în aplicație concediul și să ți se aprobe în aplicație de către șefi, care au semnat pe hârtie și atunci ai optimiza procesul la maxim cu ghilimele de rigoare.
Alin Niță: Referitor la inteligența artificială, într-adevăr ar fi bine să ajungem acolo cu toții cât mai repede. Dar până acolo ne mănâncă partea naturală. Cred că vorbesc de aproximativ 20 de ani ce înseamnă această automatizare de procese, de această cerere de concediu de care ai amintit și vorbind de aceasta, noi le folosim în interiorul firmei de foarte mulți ani și încă mă întâlnesc și acum cu oameni care mă întreabă la noi cum funcţionează lucrurile? Le arăt şi mi se pare natural să funcţioneze aşa. Ei se miră că se poate și așa, adică poate să scurteze timpul pentru plimbatul hârtiilor. Da, chiar se poate.
Costel Mazilu: Plus că ai un panou de sport unde vezi exact cine ce face și poți să îţi dai seama cum se suprapun concediile pentru că pe hârtie îl întrebi: sigur nu se suprapune cu colegul? El spune că nu şi apoi te trezeşti că toată firma este în concediu.
Alin Niță: Pe lângă acest aspect, am făcut acum câțiva ani calcule referitor la ce înseamnă o reducere de costuri dacă ai aplica anumite sisteme informatice, extrem de interesante, dar și simple și clare. Şi anume, dacă în 10 minute – o jumătate de oră reducitimpul căutând informația, reclonând anumite documente care există sau chiar căutându-le, nu mai zic de pierdere de timp. Salariul pe care îl iei, costurile care sunt asociate acelui timp, o să constați că vorbești de multe maşini care se strâng pe parcursul anului de la 10-15 angajați pe care îi ai.
Costel Mazilu: Care sunt activitățile administrative cele mai consumatoare de timp și de resurse şi care pot fi optimizate pentru softuri sau prin aplicații informatice de bază și care nu implică o dezvoltare specială sau niște costuri foarte mari pentru un mic întreprinzător?
Alin Niță: O să îţi dau un exemplu printr-o aplicație pe care am pus-o de curând pe picioare și vrem în următoarea perioadă să o lansăm la nivel național, o aplicație extrem de simplă ca și concept și anume să-ți reamintească un sistem, o aplicație atunci când tu, ca organizație, ai tot felul de autorizații, de certificări, de domeniul web, pe care iată că acum îl cumperi la intervale mai scurte de timp. Deja acestea sunt lucruri clare. Cum ar fi ca un sistem să-ţi amintească aceste lucruri și să nu le lași la nivelul tău personal în agenda proprie, că le-ai pus acolo sau ai delegat o persoană, persoană care poate a plecat sau a uitat.
Poate fi o eroare umană. Este o aplicație simplă. Toate aceste aplicații sunt aplicații de management al clienților. Este important să am o viziune de ansamblu asupra clienților pe care îi am, ceea ce am vândut către ei, care este trasabilitatea pe care o am luat cu ei. Pot fi sisteme mai complexe sau sisteme mai simple. O evidență a contractelor este de asemenea importantă. Toată lumea este orientată către client. Avem nevoie să gestionăm astfel de documente care sunt și din punct de vedere economic necesare și vreau să le țin sub control, însemnând că oamenii vin, pleacă, le iau în biblioraft dar eu vreau să găsesc rapid informația. Aplicații pentru organizațiile care vehiculează multe documente în relația cu oamenii. Registraturi electronice, aplicații pe circuit de aprobări. Așa cum bine ai spus, cererea de concediu dar acestea sunt tot felul de referate, note, achiziții, care trebuie să circule automatizat într-un astfel de sistem. Acestea sunt numai câteva exemple: partea de flotă auto, partea de help desk pe care poți să-l ai la nivel de organizație. În funcție de mărimea organizației, pentru că nu toate companiile se pretează la soluții sofisticate. Dacă ai un magazin de comerț electronic, ai un corp business, o aplicație care se leagă și de sistemul de gestiune și de contabilitate, posibil să nu ai nevoie de mai multe soluții.
Costel Mazilu: Dar e posibil să fii nevoit doar să regândești procesul respectiv și să îţi dai seama că îl poți simplifica sau elimina complet pentru că se găsesc alte variante mai eficiente prin delegarea acelor lucruri către o persoană care să se ocupe exclusiv de respectivele lucruri sau orice alte metode pe care ni le poate spune Aurelian.
Aurelian Iuscu: În general, pe partea aceasta a activității noastre de business mergem și pe partea de mentorat. Adică, pe lângă faptul că facem un transfer de know how din perspectiva optimizare, acordăm și suport pentru partea aceasta de implementare de proiecte. Deci, cu alte cuvinte, noi avem o contribuție minimală și încetul cu încetul aceasta tinde către zero după o anumită perioadă de timp, între trei și patru luni de zile. Spun aceste lucruri pentru că nu de puține ori suntem în situația în care uitând-ne pe activitățile pe care le desfășoară pe diverse procese, companiile, indiferent de talia lor mică, mare sau mijlocie, rămân surprinse când se uită pe acțiunile pe care le fac la împărțirea activității care aduc valoare adăugată care sunt chiar fără valoare adăugată și unele care sunt din perspectivă business valueling. Cu alte cuvinte, eu vreau să fac numai ce îmi cere clientul pentru ceea ce el este dispus să plătească și atunci mă focalizez pe activitatea de acord de business pe care o am, făcând activități pe care mi le cere clientul.
Desigur, la standardul pe care mi-l cere clientul din perspectivă cost, calitate, termen de livrare, eu o să îi livrez, el o să îmi plătească, dar în activitatea de zi cu zi am și activități care nu sunt cu valoare adăugată, spre exemplu companii în care avem reporting-uri, timpi de așteptare și atunci, în momentul în care faci aceste aspecte măsurabile deja îți dai seama că ești într-o situație în care ai o foarte mare risipă de bani. Partea aceasta, legat de întrebarea anterioară pe care ai pus-o ,Costel, în general hard businessul tău nu îl externalizezi. În rest, cu toate activitățile trebuie să te duci într-o zonă în care să le minimizezi cât de mult posibil ca și consum de resurse, fie umane, fie financiare și, totodată, aici vin în întâmpinarea a ceea ce zice Alin. Dacă se poate să le automatizezi, e binevenită această soluție, deoarece ești în situația în care doar la un click distanță ai reușit să gestionezi activitatea aceea suport.
Costel Mazilu: Prima lecție pe care o văd telespectatorii şi acei oameni business care stau şi se gândesc ce simplu este şi totuşi eu nu m-am gândit la asta. Adică tu faci treaba aia și ce faci tu bine și atât și lasă nimicurile sau acele lucruri care îţi consumă timp, dar îți aduc foarte puțin sau nu îți aduc nimic la nivel de business să le facă alții sau să le externalizezi.
Aurelian Iuscu: Exact. Dacă este şi cu o soluţie IT, este cu atât mai bine. Bineînțeles că aici vorbeşti de o investiție inițială, dar care ulterior dă roade pe termen mediu și lung. Ai o gestiune automatizată, ceea ce înseamnă era digitalizării şi spre așa ceva ne îndreptăm noi.
Costel Mazilu: Însă acest lucru a ajuns și el să fie foarte scăzut la nivel de costuri, pentru că există soluții software ca serviciu. Şi atunci implementarea se face și mai ușor, se face și pe diverse porțiuni din business, adică începe să fie implementat la nivelul întregii companii, astfel încât îți dai seama dacă funcționează sau nu funcționează. Nu investești într-un soft sau într-o soluție care atunci când este gata să nu o folosească nimeni. Şi atunci ajungem în punctul în care facem o tranziție ușoară folosindu-ne de knowledge-ul pe care îl asimilam prin intermediul optimizării proceselor și a aplicațiilor pe care le implementăm cu ajutorul partenerilor din domeniul IT.
Aurelian Iuscu: În general, cele mai dificile optimizări de proces sunt cele care implică oameni. De ce? Pentru că activitatea de zi cu zi are cam trei mari piloni: niște procese, o înșiruire de activități pe care se bazează businessul – este partea de tehnologie și partea de oameni. Zona aceasta de oameni este cea mai sensibilă. Acolo deja nu mai merg automatizări, este vorba de natura omului, care are și plusuri și minusuri, iar atunci ești într-o situație în care cele mai interesante proiecte de optimizare sunt pe zona aceasta de oameni, pentru că sunt naturi diferite, sunt aspecte legate de motivar. Şi aici, în general indiferent cât a evoluat știința și cercetarea, există doar două mari posibilități: biciul și zăhărelul. Sub diverse forme. Faci ceva greșit, trebuie să suferi. Bineînțeles într-o limită acceptabilă. Dacă ai creat performanță pentru business atunci trebuie să primești o recompensă. De aceea zona aceasta de resurse umane este un proiect dificil de gestionat, dar nu imposibil.
Dacă vrei să urmărești toată emisiunea dedicată inteligenței naturale, accesează videoul de mai jos:
