solutii

Registratura electronica

Aplicatia de tip Registratura electronica face parte din solutiile pentru gestiunea si automatizarea documentelor de intrare/iesire care sa faciliteze atat inregistrarea electronica a documentelor intr-o forma structurata pe dosare, dar si trasabilitatea documentelor si regasirea usoara a informatiei necesare.
Orice organizatie care trebuie sa tina sub control documentele de intrare-iesire, sa le urmareasca in cadrul organizatiei, sa aiba sub control procesul intern de regasire, identificare, rapoarte specifice are nevoie de o astfel de solutie.
In plus, este o cale rapida de gestiune a unor astfel de documente, mai ales daca vorbim de organizatii distribuite geografic.
Tipul de aplicatie a fost adaptat pentu a raspunde unor activitati specifice unei institutii. Experienta echipei si a companiei in managementul documentelor si automatizara proceselor (prin dezvoltarea unor solutii punctuale www.docplus.ro) da valoare in abordarea unor astfel de solutii.registratura_5

Descriere aplicatie de registratura

Scopul principal al aplicatiei este inregistrarea documentelor care intra, ies din organizatie sau cele interne, trebuie sa primeasca un numar de inregistrare si sa poata fi urmarite intern.
Aplicatia prezinta o zona de administrare, in care persoane desemnate au acces la o sectiune speciala de configurare a unor parametri de functionare ai aplicatiei si se pot defini utilizatori care pot sa vizualizeze datele introduse in sistem si, daca au primit drepturile necesare, sa adauge in sistem inregistrari noi.
Accesarea aplicatiei se face folosind un browser de internet.

Autentificarea in aplicatie se face pe baza de user name si parola.

Exista sectiuni diverse care orienteaza utilizatorul catre optiuni specifice.
– Documente – in care se listeaza toate inregistrarile din sistem la care are acces userul autentificat si care se gasesc ordonate in ordinea datei de inregistrare
– Documentele mele – se listeaza toate documentele inregistrate si care se gasesc spre rezolvare la utilizatorul curent autentificat
– Emitenti/Destinatari – este sectiunea in care se listeaza detaliile specifice ale emitentilor/destinatarilor documentelor inregistrate in sistem si care se vor reutiliza pentru inregistrarile ulterioare.

Pe baza filtrelor se pot obtine detalii/rapoarte specifice care intrunesc criterii solicitate. Pot fi luate in considerare criterii ce tin de datele de inregistrare, numar inregistrare, subict, starea in care se afla un document, responsabilul sau departamentul din cadrul institutiei, detalii legat de provenienta (nume, CIF etc.), de clasificarea documentului in functie de modul intern de organizare, categorie, mod de circulatie samd.

Sunt disponibile actiuni ce tin de fluxul de lucru in organizatie: informare, distribuire, tiparire borderou, adaugarea de fisiere si documente aditionale la dosarul curent, adaugarea de comentarii etc.
In zona de istoric se vor regasi toate actiunile efectuate asupra documentului prezent impreuna cu data si autorul modificarilor.

registratura_6