solutii

Solutii pentru IMM/dedicate

Capture

Unul dintre obiectivele principale stabilite de FivePlus, se refera la dezvoltarea de solutii informatice care sa raspunda nevoilor unor organizatii de a eficientiza activitatile.

Necesitatatea de a face performanta intr-un mediu de afaceri tot mai competitiv in care informatia este cea care poate decide castigatorul, pe masura ce cunostintele si valorile unei organizatii sunt gestionate si create tot mai mult in format electronic, stabilirea diferentelor competitive dintre organizatii se bazeaza inclusiv pe modul in care un produs sau serviciu este creat, furnizat si intretinut.

Solutiile de management al informatiilor si al documentelor sprijina procedurile de lucru si ofera organizatiilor posibilitatea de a lucra si a obtine o situatie consolidata si ierarhizata a informatiilor, o monitorizare a proceselor interne si o baza de stocare centralizata pentru a gestiona valorile informationale critice.
Beneficiile obtinute prin aceste solutii constau in reducerea la minimum a timpului de regasire a informatiilor dispersate obtinandu-se o viziune integrata asupra datelor companiei, comunicarea rapida cu personalul, practic se creeaza un mediu de lucru bazat pe performanta.

Zi de zi ne confruntăm cu activităţi în care se regăseşte comunicare, colaborare, coordonare.
Prin solutiile DocPlus aveţi acces la opţiuni inovatoare care integrează procesele de business, angajaţii şi tehnologia pentru crearea unei valori reale de business.

Functionalitati de baza ale solutiei pentru IMM-uri
Pe baza experientei si a cerintelor pietei, FivePlus se implica in proiectarea si dezvoltarea unor solutii care sa acopere o serie de functionalitati esentiale:

  • distributia si controlul sarcinilor transmise
  • organizarea si planificarea activitatilor personale si la nivel de grup de lucru
  • crearea unui mediu informatic pentru organizarea informatiilor provenite din activitatile interne
  • gestiunea documentelor specifice organizarii activitatii – documente standardizate, proceduri, reguli, instructiuni de lucru, decizii in vederea regasirii cat mai usor a informatiilor
  • evidenta documentelor specifice activitatii interne – Fise de post, Rapoarte de audit, Fise de neconformitati
  • controlul documentelor interne, administrative, asigurand inclusiv circulatia acestora pentru aprobare – referate, cereri
  • gestiunea informatiilor legate de parteneri, clienti sau cele provenite din relatia cu acestia – cereri de oferta, documente interne, oferte, adrese, alte documente specifice colaborarii cu acestia
  • evidenta contractelor si a sumelor previzionate a se incasa/plati, avand un control eficient al acestora
  • evidenta unor documente/informatii sau a unor baze de discutii disponibile unor grupuri de lucru restranse
  • evidenta personalului, a unor detalii care pot ajuta departamentul de resurse umane sa fie mai aproape de personal
  • acces la informatii (mail, documente interne) din diferite locatii, prin Internet, in conditii de securitate maxima
  • arhivarea electronica a datelor

Implementare in institutii publice
Cateva exemple de aplicatii pentru organizatii publice, cu rol in standardizarea si automatizarea cât mai multor procese interne şi a detine un control ridicat al activităţilor desfăşurate:

  • AGENDA CONTACTE – evidenţa centralizată a persoanelor de contact, a instituţiilor, beneficiarilor sau furnizorilor instituţiei
  • BIBLIOTECI DE DOCUMENTE TEMATICE – crearea unor librării pentru documente, informaţii necesare în activitatea de zi cu zi pentru diferite departamente
  • REGISTRUL DE INTRĂRI/IEŞIRI – înregistrarea documentelor în mod structurat, clasificarea acestora – adrese, cereri, note informative, sesizări, oferte etc., alocarea unui număr de înregistrare unic pe organizaţie, adăugarea de documente în format electronic (fişiere, imagini scanate)
  • CIRCUITUL DOCUMENTELOR INTERNE – includerea pe un circuit de aprobare a documentelor interne (cereri, referate, note, cereri achiziţie, cereri concediu, referate de deplasare, adeverinţe de salariu, etc), având acces la diferite rapoarte specifice
  • URMARIRE PROIECTE – gestiunea proiectelor, a tuturor documentelor specifice acestora, centralizarea acţiunilor specifice unui contribuabil, valorificarea cunoştinţelor acumulate.
  • URMĂRIREA SARCINILOR – controlul sarcinilor repartizate către persoane din organizaţie şi urmărirea îndeplinirii acestora (comitet director, consiliu de administraţie etc.)
  • EVIDENŢA CONTRACTELOR – evidenţa contractelor instituţie cu furnizorii într-un tablou de bord managerial
  • HELP DESK – transmiterea şi preluarea centralizată a sesizărilor de orice tip (IT, administrative, activităţi punctuale specifice), repartizarea şi urmărirea acestora în cadrul organizaţiei
  • Alte aplicaţii specifice activităţii

Alte exemple de valorificare a unor zone structurate de tip biblioteci de documente:

  • Gestiunea centralizată, internă, a declaraţiilor de avere
  • CV-uri ale unor persoane pe care ministerul doreşte să le aibă în vedere pentru ocuparea diferitelor posturi
  • Gestiunea proiectelor din fonduri atrase de la UE/achiziţii publice/SEAP
  • Centralizarea unitară a unor documente normative care trebuiesc consultate de diferite departamente sau grupuri de lucru
  • juridice
  • standarde/proceduri specifice
  • legislaţia UE in domeniu
  • reglementări interne: ROI, ROF, SSM, Situaţii de Urgenţă
  • achiziţii publice
  • rapoarte ale corpului de control al ministrului
  • Ordine emise de ministru
  • Dispoziţii ale secretarilor de stat
  • Comunicate de presă
  • Ţinerea sub control a campaniilor de presă: vaccinări, atenţionari…
  • Litigii in care este implicata organizatia, se pot adăuga funcţionalităţi inclusiv pentru urmărirea dosarelor la instanţe şi modul de soluţionare a acestora