solutii

DocPlus Lotus

Solutiile DocPlus® pentru managementul documentelor

Solutiile DocPlus® pentru managementul documentelor
FivePlus propune solutii inovatoare care integreaza procesele de business, angajatii si tehnologia pentru crearea unei valori reale de business, oferind mediul adecvat pentru distributia informatiilor si ideilor.
Solutiile FivePlus pentru managementul documentelor sunt proiectate pentru a asigura suportul pentru cresterea eficientei, productivitatii, profitabilitatii, pentru imbunatatirea comunicarii in cadrul echipelor de lucru si reducerii costurilor administrative.

Suita de aplicatii DocPlus, solutii dezvoltate de catre specialistii FivePlus Solutions, au la baza conceptul de comunicare si colaborare interna pe diferite activitati, in functie de domeniul specific al fiecarei companii.
Solutiile sunt orientate spre zona de gestiune a documentelor si informatiilor.

Aplicatiile sunt construite pe infrastructura IBM Lotus Domino, platforma de mesagerie electronica interna si externa, comunicare in timp real, calendar individual si de grup, accesul la aplicatii facandu-se prin intermediul clientului Lotus Notes. Aplicatiile includ functionalitatile platformei IBM SameTime, fiind accesibile informatii privind disponibilitatea persoanelor.

Securitatea solutiilor este asigurata prin infrastructura IBM Lotus Domino si prin controlul accesului fiecarui utilizator in cadrul aplicatiilor pe baza de roluri si permisii in functie de care se pot accesa informatii si documente.

Aplicatiile sunt prevazute cu zone de configurare specifice, administratorii acestora avand posibilitatea de a opta pentru jurnalizarea actiunilor efectuate sau includerea de protectii suplimentare la nivelul fiecarui document.

Componentele solutiilor DocPlus pentru managementul documentelor
Componenta de baza, DocPlus Basic, este formata din module care acopera necesitatile de organizare si colaborare. DocPlus Basic reprezinta fundatia pentru aplicatiile pentru managementul documentelor, aducand un plus semnificativ zonei de comunicare interna prin:

  • structurarea tematica a informatiilor in cadrul grupurilor de lucru sau a departamentelor;
  • automatizarea proceselor interne de aprobare, informare;
  • gestionarea informatiilor despre clienti si realizarea de campanii de marketing.

DocPlus Enterprise are in componenta o serie de aplicatii punctuale care raspund cerintelor de business, aplicatii focalizate pe activitati concrete, contribuind la cresterea productivitatii personalului si a vitezei de reactie organizationala prin crearea suportului de disponibilitate a informatiei si de luare a deciziilor intr-un timp mult mai scurt.

Aplicatiile DocPlus Enterprise se bazeaza pe modulele din DocPlus Basic, constituind un veritabil instrument de control al activitatilor interne ale companiei, contribuind la “automatizarea” proceselor de afaceri si la reducerea substantiala a timpului de regasire a informatiilor si documentelor prin gestionarea structurata a acestora, avand acces rapid la valorile si cunostintele organizatiei.

Soluţii pentru procesele principale de business:

  • procesul de aprobare pentru documente interne – cereri, note, referate, rapoarte
  • controlul documentelor de intrare/ieşire din organizaţie
  • gestiunea sistemului calităţii
  • gestiunea proiectelor, a clienţilor
  • evidenţa contractelor
  • controlul sarcinilor repartizate
  • resurse umane
  • managementul activităţii etc.

Principalele beneficii ale soluţiilor pentru managementul documentelor sunt:

  • crearea unui mediu de lucru standardizat care să susţină accelerarea proceselor interne ale organizaţiei
  • integrarea capabilităţilor de mesagerie electronică şi comunicare în timp real pentru colaborare eficientă în interiorul organizaţiei precum şi în exterior, cu alte entităţi;
  • manipularea uşoară a documentelor şi accesul rapid la informaţie pentru creşterea productivităţii – adăugare conţinut, regăsire, distribuţie informaţii, procesare
  • disponibilitatea informaţiei, oferind un grad ridicat de securitate şi confidenţialitate
  • canalizarea organizaţiei spre activitatea de bază, reducând timpii morţi, costurile de manipulare a informaţiei, a cheltuielilor administrative
  • îmbunătăţirea controlului asupra activităţii pentru o comunicare eficientă, reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor
  • sistemul permite utilizatorilor autorizaţi urmărirea permanentă a stadiului în care se află documentele (in lucru, respins, aprobat), evidenţierea modului de rezolvare, rapoarte
  • obţinerea de rapoarte detaliate din aplicaţii: date clienţi, istoricul organizaţiei cu aceştia, evidenţa contractelor, stadiul oportunităţilor, sarcinile nerezolvate, acces la dosarul de personal, documentele sistemului de management al calităţii, planul şi rapoartele de audit, deciziile şi comunicările interne, informaţii utile etc.

Consultati site-ul www.docplus.ro pentru a obtine mai multe detalii legate de aplicatii.