Solutii personalizate de document management
Utilizarea unui sistem electronic pentru document management, fie la nivel departamental, fie la nivelul intregii organizatii, poate aduce beneficii extraordinare, atat pentru cei care lucreaza zi de zi cu informatiile cat si pentru management.
Pentru organizatii care furnizeaza servicii si produse catre clienti si parteneri si vor sa raspunda rapid nevoilor acestora, este important ca lucrul cu documentele si informatiile sa fie rapid, predictibil si sigur. In acest fel se imbunatateste considerabil eficienta activitatii, se reduc costurile de manipulare a informatiei, se realizeaza o trasabilitate corecta a documentelor, se obtine o structurare mai buna a informatiei oferind managementului un control mai bun al proceselor.
Solutiile de workflow aduc o completare fireasca a sistemelor de document management si content management, furnizand corect si rapid informatia ce trebuie procesata persoanelor care au nevoie de ea, fie la un nivel de departament fie extins, la nivelul intregii organizatii. Procesul de circulatie a documentelor in cadrul organizatiei se face transparent pentru utilizatori si poate fi urmarita cu usurinta trasabilitatea documentului si stadiul in care acesta se afla.
Avantajele unui sistem de document management
Introducerea unui sistem de document management, in orice organizatie, ofera:
- un control mai bun asupra proceselor interne si a informatiilor
- consolidarea informatiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne si de business
- o modalitate eficienta de transfer intern de informatie, cunostinte, idei
- imbunatatirea colaborarii pe proiecte, a schimbului de documente
- regasirea rapida a informatiilor
- reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitari interne (referate, cereri etc.)
- reducerea costurilor administrative
- automatizarea anumitor activitati in scopul reducerii timpului alocat acestora
- posibilitatea de arhivare electronica a informatiei
Solutiile si serviciile din aceasta zona sunt destul de cuprinzatoare si acopera practic orice tip de implementare, plecand de la solutii utile in cadrul unui department la solutii care acopera intreaga organizatie, indiferent de marimea sau distributia geografica a acesteia; specialistii FivePlus® au experienta necesara pentru alegerea celei mai potrivite strategii de implementare. Solutiile de document management si content management pot fi implementate de sine statator sau pot fi integrate cu alte aplicatii de business.
Expertiza Fiveplus in document management
Specialistii FivePlus® au fost implicati in implementarea de solutii complexe in sectoare de activitate care includ banci si societati de asigurari, organizatii guvernamentale, productie, comert, utilitati si multe altele.
Solutiile de document management proiectate sunt scalabile, putand fi adaugate ulterior functionalitati noi; totodata aceste solutii sunt implementate pe platforme software scalabile care se pot folosi si dupa ce compania s-a dezvoltat si apare necesitatea suplimentarii resurselor hardware.
In functie de necesitatile specifice fiecarui proiect, dezvoltarea solutiilor document management se face folosind atat platforme software IBM (Lotus Domino/Notes, Workplace), cu acces din client sau browser web cat si alte platforme software bazate pe tehnologii Java, JavaScript, C# etc .
