banner-docplus-ro

Circuitul Documentelor

Documentele circula in interiorul organizatiilor, activitatea diferitor departamente, servicii sau persoane depinzand de modalitatea de gestionare a acestor documente, de rapiditatea cu care persoanele implicate in anumite activitati actioneaza asupra acestor documente precum si de timpul necesar pentru urmarirea starii documentelor si regasirea acestora in interiorul organizatiei.

Descrierea aplicatiei Docplus Circuitul Documentelor

DocPlus® Circuitul documentelor este un modul care permite automatizarea, gestionarea si monitorizarea proceselor interne de lucru, care pot fi imbunatatite, rafinate, iar erorile pot fi reduse intrucat pasii de flux predefiniti sunt rezultatul unei analize a proceselor de lucru. Odata cu evolutia fluxurilor de lucru, profilul acestora se poate modifica cu usurinta. Modulul se adreseaza oricarei tip de organizatii, fie ca este organizatie guvernamentala, companii mari sau din segmentul intreprinderilor mici si mijloci, fiind un instrument de lucru eficient utilizatorilor sistemului si managementului organizatiei.

Integrarea cu platforma interna de comunicare mail si in timp real este nativa, permitand utilizatorilor sistemului de document management sa fie notificati asupra actiunii de aprobare, informare a unor documente.

Documentele vor putea fi accesate si se va putea lucra asupra lor indiferent de locul in care se afla utilizatorii autorizati. Acest lucru este posibil utilizand functiile avansate de lucru off-line pe care sistemul le pune la dispozitie.

Timpii de asteptare pentru actionarea asupra documentelor urgente sunt eliminati, productivitatea fiind sustinuta prin eficienta. Aceeasi eficienta se remarca si prin utilizarea capabilitatii de comunicare in timp real din orice locatie cu persoanele implicate in activitatea respectiva pentru schimb de idei, informatii si luare de decizii.

Circuitul documentelor asigura suportul pentru automatizarea proceselor interne ale organizatiei, pune la dispozitie instrumente pentru definirea circuitului diverselor tipuri de documente, in scopul aprobarii interne si informarii, furnizand in orice moment rapoarte privind stadiul de aprobare, tipurile de documente procesate si alte informatii specifice.

Beneficiile aplicatiei Docplus Circuitul Documentelor

  • Ofera un mecanism automatizat de circulatie interna a documentelor de diverse tipuri, definite intern: cerere achizitie, cerere concediu, referat deplasare, decont, sau alte formulare specifice organizatiei;
  • Ofera un cadru unitar si standardizat pentru operarea documentelor interne de catre personal;
  • Asigura circulatia documentelor in interiorul organizatiei pe trasee predefinite sau stabilite de catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii acestora si adaugarea de comentarii;
  • Pune la dispozitie multiple criterii de definire a fluxului de aprobare, a aprobatorilor finali, a timpilor de asteptare, de informare;
  • Permite urmarirea starii documentelor pe parcursul fluxului, precum si evidentierea modului de rezolvare a fiecarui document de catre responsabilii desemnati;
  • Ofera posibilitatea de a obtine rapoarte privind documentele rezolvate sau aflate in lucru dupa criterii precum stare, tip, responsabil etc.;
  • Asigura integrarea cu sistemul de comunicare in timp real pentru afisarea disponibilitatii persoanelor pentru comunicare sau schimb de idei;
  • Asigura obtinerea de rapoarte specifice dupa persoane, stare document, tip document, fiecare persoana avand acces la documentele proprii sau la cele comune, in functie de drepturile de acces stabilite;
  • Eficientizeaza lucrul cu documentele pe hartie si automatizeaza procesele de aprobare interna si informare, reducand timpul necesar manipularii documentelor;
FivePlus® este partener IBM (IBM Advanced Business Partner), specializat in implementarea de solutii pentru managementul documentelor, aplicatii colaborative, mesagerie electronica si invatamant la distanta – eLearning.